Aanwezig : Bouwhuis, JP, Kyra, Nanette, Fenne, Witkamp, Kylie, Thijs, Nina, Emma, Timo (online)
Afwezig : Olaf, Vicky, Fien, Lara, Mona
Te laat:
Algemeen
- Aanwezigheid: Voor de DIEFKA activiteiten ben je aanwezig van de opbouw tot de afbouw mits anders afgesproken. Dit moet natuurlijk wel met een geldige reden, bijvoorbeeld door een practica de dag erna. De aanwezigheden worden verzameld op het DIEFKA praesidiumforum. Het practicum moet vóór 10 uur beginnen, dan is het toegestaan om eerder weg te gaan (TD om 1:00 en cantus het einde vd 2e tempus). Je mag omdat je het zo gezellig vind natuurlijk langer blijven maar dat betekent wel dat je ook helpt met het opruimen na de tijd.
- Capabel zijn: Naast het aanwezig zijn op de activiteiten is het ook de bedoeling dat je capabel genoeg bent. Je mag wel alcohol drinken maar met mate, zodat je op het einde vh evenement in staat bent om op te ruimen. Indien je je hier niet aanhoudt kunnen er sancties komen zoals alleen maar water op activiteiten
.- Praesidium verlaten: Ook dit jaar verlaat een deel van de mensen het praesidium. Afgelopen jaar hebben we de personen die ons verlieten een bedankje gegeven. Willen jullie dat dit jaar weer doen, en heeft iemand hier ideeën voor?
Kyra: Soms komt er last minute nog van alles bij waardoor het best stressvol kan zijn, weet dat het op een gegeven moment wel minder wordt. Bedankje wordt geregeld, ook voor de mensen die eerder gestopt zijn (Naomi, Britt, Liam).
- Hoerenboek: Wanneer je een deadline mist of te laat bent op activiteit, kom je in het hoerenboek terecht. Dit is een overzichtje wat per semester door de vices wordt bijgehouden en terug te vinden zal zijn op de algemene drive waardoor je ten alle tijden kan zien hoe het ervoor staat. Van de opbrengsten uit het hoerenboek gaan we uiteindelijk aan het einde van het jaar iets leuks doen met zijn allen.
- 1e keer: €1
- 2e keer: €1 erbij
- 3e keer: €1 erbij + extra shift
- 4e keer: €1 erbij + extra shift
- 5e keer: €1 erbij + extra shift
- 6e keer: €1 erbij + extra shift
- 7e keer: €1 erbij + extra shift
- 8e keer: Vraag maar aan Timo wat er dan gebeurt.
Thijs: De Hoerenboek shiften worden per semester gereset.
- Draaiboeken/zelfstandigheid: Hopelijk heeft iedereen via jullie voorgangers het draaiboek wel gekregen of al eens bekeken. Deze bestaan er zowel voor activiteiten die we organiseren als per functie. Maak hier dus ook zeker goed gebruik van en probeer bij eventuele vragen of onduidelijkheden het draaiboek te raadplegen. Als je een vraag hebt, gebruik je voorgangers maar uiteraard mag je uiteraard altijd naar ons (HP) toe komen voor hulp. We verwachten ook een zekere zelfstandigheid en een stukje initiatief vanuit jullie zelf. Ik heb natuurlijk aangegeven dat ik open sta om samen met jullie het draaiboek wil langsgaan. Wie is hier sowieso in geïnteresseerd?
Kilie: Feest is nog niet af.
Sport ook niet.
Quaestor nog niet compleet.
- Communicatie: Per functie is er een groepsapp zoals jullie hebben gezien met daarin het HP. Hierin kan je je vragen over de functie stellen, taken laten controleren, etc. Daarnaast hebben we de algemene praesidiumchat, hierin komen belangrijke/ noodzakelijke dingen en vragen. Hierin wordt niet gespamd, dus geen stickers, schaamfundums of andere leuke content, dat kan in de DIEFKAmasutra! We gaan proberen als HP zoveel mogelijk updates te geven en als we ergens een mening nodig hebben zullen we jullie gaan vragen.
Zit je ergens mee, persoonlijk of functiegewijs? Wij staan als HP voor jullie klaar om erover te praten, dit kan met 1 iemand zijn van het HP of meerdere, wat je zelf fijn vindt! Doe dit ook echt, zo zijn wij op de hoogte en kunnen we ons daarop aanpassen.
Vooral als je je niet lekker in je vel voelt.
Wij zijn een neo praesidium (met uitzondering van Witje), wij weten ook alles nog niet perfect.
Kyra: als je irritaties hebt, deel dat met ons en krop het niet op.
Als je bepaalde ideeën hebt, deel ze vooral. Liever veel domme dan 0 goede ideeën.
Fenne: Welke traditionele dingen gingen dit jaar mis dan?
Jasmijn: het ging niet persé mis, maar sommige dingen slaan gewoon niet elk jaar aan zoals 90’s TD.
- Geld: Geldzaken worden altijd in overleg met de Quaestor geregeld. Koop je iets voor DIEFKA, bewaar dan ALTIJD het bonnetje (geen pinbon anders boze Quaestor) en zorg dat hier alleen op staat wat je voor DIEFKA koopt. Maak ook altijd een foto van de bon. Er komen ook DIEFKA KBC betaalpassen waarmee dingen aangekocht kunnen worden (Feestjes, Quaestor, Vice, Praeses). Ook als je hiermee iets koopt al-tijd bonnetje bewaren.
Maak je kilometers voor DIEFKA, hou dan bij hoeveel kilometers en waarvoor je hebt gereden en declareer met een speciaal daarvoor bestemd formulier.
Thijs: liefst altijd DIEFKA passen gebruiken, anders is het een heel gedoe met declareren enz.
- DIEFKA socials: We hebben als DIEFKA Instagram, Facebook en LinkedIN, eigenlijk alleen belangrijk voor de V.U., Hoofdmentor, Materiaal en Sport en het HP. Als persoon met toegang tot de socials laat je altijd alles wat je plaatst of op iemand antwoordt door het HP checken.
Naast socials heeft iedere functie een apart e-mail adres. Download de app outlook of mails en log hier in op je mail, zet dan de meldingen aan! Zo mis je iig geen mails die binnenkomen
. Filmpjes en foto’s doorsturen naar Mona, zodat zij deze online kan zetten. Geef hierbij ook wat informatie.
Kyra: als evenementen online komen, zet je altijd even op gaan/geïnteresseerd en nodig wat mensen uit, zo komt ons evenement weer boven aan de feed te staan.
Jasmijn: Wachtwoorden van de mails kan je opvragen bij je voorganger, deel dit wachtwoord met de Vices.
- Schaamfundums: Dat je een dik lint hebt, betekent dat je een schaamfundum kan krijgen. De regels hiervoor heeft Lars allemaal op het forum gezet. Als je je aangesproken voelt, lees deze zeker eens door
. - Lint: Het lint wordt vanaf dat je overgedragen bent over de rechter schouder gedragen. Met een lint draag je een verantwoordelijkheid, je wordt rechtstreeks gelinkt aan de club waarvan je het lint draagt. Misdragingen komen dus niet meer op jouw naam maar worden direct op DIEFKA betrokken, let hier dus op want je schaadt niet alleen jezelf maar tegelijkertijd de hele club.
Raak je je lint kwijt, is het een bak bier voor de steler. Praeseslint is een vat!! Vlag en schild stelen mag, maar komt ook met regels! Zijn beide ook 1 vat waard.
Nieuwe linten kosten €50 en bijdrukken van lint is €10.
Niet asociaal gedrag vertonen, ga niet illegale praktijken uitvoeren.
Kotsen op TD is wat minder dramatisch dan kotsen op Gala of Kaas & Wijn
Eventuele nieuwe prijzen van de linten volgen z.s.m.
- Forum: Hier kan je belangrijke informatie vinden en worden dus ook de aanwezigheiden voor activiteiten gepeild door de vices. Daarnaast kan je hier de vergaderingverslagen terugvinden en terugkijken. Op forumposts zitten vaak deadlines die in de algemene praesidiumchat worden gestuurd. Missen is Hoerenboek !!
Ook betalingen en Paardepoepzaken.
Jasmijn: wanneer krijgen we uitleg over forum account aanmaken en handtekeningen van mail? --> Lars vragen.
Aankomende activiteiten
- Overdrachtscantus (21/09): Ik heb er zin in maar ook weer niet, houdt ook zeker de middag vrij voor een eventuele bonding !
Bonding kan niet die middag i.v.m. opbouwen van Openingsdag.
- Openingsdag (23/09): Eerste activiteit als volledig nieuw praesidium, spannend
! Het concept is hetzelfde als afgelopen jaar met het verkopen van lidkaarten, eten en drinken. Door een initiatief van Ingenium zal het plaatsvinden op CGB! Belangrijk voor diegene die het praatje doen bij de eerstejaars om deze mee te krijgen naar de locatie. Dan worden ook de shirtjes uitgedeeld, er komen nog foto’s in de app waarop je kan zien hoe de maten vallen.
Soort Students On Stage.
Mentor, Materiaal, Temmer en Praeses mee met praatje voor de eerstejaars.
Kyra: toelichting --> het wordt een soort festival. Het verkopen gaat anders, drank wordt in 1 bar verkocht, de winst hiervan wordt verdeeld. Clubs hebben aparte foodstands voor lidkaarten, goodiebags en eten. Er gaan ook wandel- en fietsgroepen van Drie Eiken naar CGB. Als het moet misschien zelfs bussen.
Kijk ook naar iets nieuws om te verkopen op zulke evenementen. Denk daar eens over na, alle ideeën zijn welkom.
We gaan een soort boekje maken met info over D%p, Materiaal, DIEFKA, Mentor, Sport en een kalender met activiteiten.
Jasmijn: als je een bedrijf kent waarvan je weet dat ze wel wat tierelantijntjes willen sponsoren, geef dat vooral aan.
- Bier & Bitterballen: Biomedica en KDA zijn weer fan om dit nog eens te doen! Zal hoogstwaarschijnlijk vallen op dinsdag 24/09. Zijn aan het kijken of we het in de buis gaan doen of niet.
In de Buis, Bier van Susann, Bitterballen bakken wij zelf.
Suzann is niet zo blij met de aanwezigheden van de clubs, vooral de andere Buisclubs komen eigenlijk nooit, ze vraagt altijd ons om iets te regelen.
Als je ideeën hebt die we in de Buis kunnen doen, zoals bijv. voetbal kijken, laat het weten.
- Academische opening & Studay (26/09): Eerst is een officieel gedeelte, hopelijk wat leuker door Rector Leirs. Daarna gratis drank en eten. Gedraag je wel, want je draag ons lint
. Leuk om te doen is met proffen in toga’s op de foto te gaan. Je mag drinken, maar gedraag je wel, spauwen is een no-go.
- ALV: Algemene ledenvergadering : Dit is eigenlijk de officiële overdracht van het bestuur en presenteren van de financiën van afgelopen jaar. Datum volgt z.s.m.
Uitzondering van Olaf komt dan ook aan bod.
- Eerstejaarscantus (2e week, ligt nu op 01/10): We willen een eerstejaars cantus organiseren om zo de eerstejaars het studentenleven te laten proeven en zo hopelijk schachtjes kunnen fixen voor het nieuwe jaar.
Peter/Meter
Dit jaar maken 3 personen kans op Peter / Meter. Nu is het zo dan volgens de regels er maximaal 2 ere-functies weggegeven worden en daarnaast hebben we Olaf die mogelijk (ben ermee bezig) op een erefunctie moet staan. Meer informatie hierover op de vergadering zelf.
Peter/Meter houdt in dat je wel alle voordelen van een lint hebt, maar geen verplichtingen (geen shiften, geen verplichte aanwezigheid, niet op- en afbouwen), ze moeten wel bondingen en 1 Peter-/Meteractiviteit organiseren.
Kandidaten:
Sterre -->DIEFKA opgevangen op het moment dat er eigenlijk geen Praeses was, dit heeft ze best goed gedaan, dit jaar was ze Auxiliator en heeft ze allerlei extra taken op zich genomen zoals Go-kart.
Maarten --> Dit jaar liep een beetje in de soep, dit was niet persé zijn schuld. Het was een lastig jaar, maar hij heeft goede banden met de Universiteit opgebouwd. Puntje bij paaltje heeft ook hij het goed gedaan.
Madelief --> Ze heeft alles gegeven voor DIEFKA, DIEFKA leek soms zelfs belangerijker voor haar dan haar studie. Ze dacht wel eens anders over dingen dan anderen, maar ze stond altijd paraat en bedoelde het altijd goed.
Stemming: Indien mogelijk alledrie als Peter/Meter.
Wie is Tinne Nijs? --> De contactpersoon tussen de verenigingen en de universiteit.
Comités
- Praesidiumweekend – HP + Fenne, Kilie + ….
- Kaas- & Wijn – HP + Witkamp, Emma + ….
- Ledenweekend (wordt waarschijnlijk een lustrumreis)
- Gala (misschien)
- Kerstdiner Bouwhuis, Nina, Nanette (Kyra & Jasmijn)
- Evt. activiteit
Verloopt vaak stroef en is veel werk, we willen dit verbeteren.
Wij gaan als HP in de comités zitten en doen het voorbereidend werk en voorzien een soort draaiboek, zodat alleen de taken verdeeld hoeven te worden. Dit jaar had niet iedereen echt een duidelijk idee wat er precies gedaan moet worden.
Varia
- HP : Wij zijn ook allemaal nieuw in onze rol, we gaan ons best doen om alles op tijd te vermelden. Als er frustraties zijn over te weinig communicatie, zeg dat dan alsjeblieft!
Zeg het ook tegen de persoon met wie je een probleem hebt, ga het niet in de groep gooien en achter iemands rug om slecht over iemand praten. Het is een vriendengroep, niet een bedrijf.
Lustrumjaar
Aankomen jaar is het natuurlijk ons 50e lustrumjaar! Het doel is van dit jaar ook een soort Reünie te maken van bepaalde evenementen (zie Kaas&wijn, ouwzakkencantus of Gala). Ook staat er iets nieuws in de steigers waar ik wat informatie over wil geven. We gaan ook veel geld uitgeven (want dat mag
) dus er komen mooie acties en evenementen aan ! DIEFKA Sportraad OH-lympics. Samen met Sportraad. Een soort meerkamp met alcoholspellen zoals flunky. Wedstrijd voor de gouden stier. 6 evenementen doorheen het jaar. We gaan proberen om hier geen shifts voor te hebben. We willen het groot maken met sponsor ideeën. Het plan is het om voor bijv. eigen evenementen te doen, zodat ze na deze wedstrijden meegaan naar ons evenement. Meer info volgt snel. Mocht je ideeën hebben voor eventuele spellen, deel ze.
Ook genieten, het is niet allemaal alleen maar verplicht en kut enzo.
Niemand heeft zin in opruim, maar hoe sneller we klaar zijn, hoe sneller we kunnen pitten.
To do per functie
- Vices:
- Quaestor:
- Cantor: Liedjes studeren voor cantussen, bedenken schachtennummers.
- DC: Voorbereiden doopperiode : thema, doel, hoe mensen werven etc.
- Materiaalmeesters: Materiaal voor aankomend jaar regelen en zorgen dat shop online komt
- Hoofdmentor: Tweedehands boekenverkoop / lezingen voorbereiden
- Feestjes: Zorgen dat opslag op orde is / naar hoe jullie het willen + maden opruimen.
- P.R.: Geld sprokkelen en partners mailen Goodies fixen.
- Sport: ASL is geregeld, hoe ga je mensen werven voor Interfac
- V.U.: Nieuw design van lidkaarten openingsdag Banners voor alle activiteiten.
- Scriptor: Eerst pdp is in september, wat voor nieuws gaan we toevoegen.
Rondvraag
Kilie: hoe staat het met eerstejaarscantus? --> Staat in onze agenda, maar we moeten goedkeuring krijgen, staat nu op 3 oktober.
Kyra: kunnen we Herwig Leirs niet uitnodigen voor eerstejaarscantus? --> Denk niet dat KR het daar mee eens is. Rectorcantus is tegelijk met Massacantus.
Jasmijn: te laat op vergadering is een bak Jupiler.
Nanette: hoe zit het met doopfrak? --> Officieel moet je deze stelen, maar zolang je hem niet zelf koopt is het oké. Als je je schachtennummer op je revers wil, mag alleen je Temmer of Zeden dit doen (bij jullie MOET Emma dit dus doen). Bij Overdracht moet je een doopfrak hebben en bij Peter-/Meteravond moet er iets achterop staan (dit hoeft nog niet persé af te zijn). Zorg dat je met tape de achterkant van je doopfrak beplakt zolang je er nog geen tekening op hebt staan, anders gaan mensen lollig doen en grote piemels tekenen (toch Pieter?).