Vergadering 21/10/2020
Algemeen
Aanwezigen:
Iedereen behalve Lars, Madelief op Interfac, Niels was te laat dus die neemt een bak meer volgende keer
Materiaal
Van de uitdeelmomenten een evenement maken
Mensen krijgen dan melding en kunnen zich op “gaan” zetten, hierdoor kunnen ze ons minder blaimen. Voor uitdeel moment al gebruiken volgende week? Ja. Zeker volgend jaar. Zal ook allemaal in dezelfde stijl zijn. Niels heeft hier al een ontwerp voor.
Communicatie tussen leveranciers en DIEFKA
Als we VZW zijn kunnen wij een account maken en kunnen wij exacter weten wanneer er iets geleverd wordt, hiervoor is een bedrijfsnummer nodig.
Zou er een bindende overeenkomst geregeld kunnen worden?
Misschien net als voor de eerste jaars ook de tweede jaars dingen op voorhand bestellen.
Robert: Niet goed dat wij het uitdeelmomenten organiseren en dat het meer verantwoording wordt van de UA zelf. Met An Langbeen samenzitten voor welke materialen we moeten verkopen, want niet alles is nog verplicht. Gevaarlijk voor ons uitdeel momenten. Hier hebben wij echter wel zelf voor gekozen in eerste instantie, dus kunnen dit lastig weer op UA afschuiven.
Sommige materialen staat niks uitgeschreven hier moet meer informatie bij komen te staan op de site.
Sociale kalender
Kalender waar alles opstaat qua DIEFKA deadlines, dit wordt dus geconverteerd naar je agenda. Bijvoorbeeld Interfac, evenement online komen, evenement zelf, reclame post’s > dit is voor ons als Praesidium. Iedereen kan daar dingen aan toevoegen in een online agenda. Koppelen aan een eigen telefoon agenda, dit wel met een Gmail. Doen met de DIEFKA Gmail die we ook voor onze drive gebruiken.
- Deadlines
- Activiteiten
- Wanneer een evenement online komt
- ASL en interfac
- Wanneer welke post ivm P.R.
- Feestdagen bv werelddierendag
Goodiebags
Study kits van maken? Want we hebben ook nog totebags van Xerius die we dan daarvoor kunnen gebruiken.
We hebben nog heel veel guidogidsen noodles yula’s etc. De studieclubs kunnen niet doorgaan maar misschien een study survival pakkage. Dit zouden we dan aan alle leden geven. Enkel voor de leden. Misschien inschrijven via een google form. Via guido een doos aanvragen, met extra dingen erbij. Vaak ter hoogte van de examens krijg je daar een mail over. Niet handig dit uit te delen tijdens de examenperiode, vanwege het feit dat we zelf ook moeten leren.
Bij guido is het ook mogelijk misschien die gidsen terug te sturen? Even informeren?
Mogelijk wachten tot tweede semester om dit uit de delen voor de tweede zit, dit geeft ons meer tijd dit zorgvuldig te doen en niet in een zeer korte tijdsperiode.
Broodjes bapao
Veeeeel broodjes in de vriezer van Youri en Jeanine. Dit dus beter verkopen onder ons aan de inkoopprijs.
23 kip, 49 rund, 47 vega.
Zijn er over. Poll maken in de groep, voor wie hoeveel van wat krijgt. Niet aan de voedselbank want bevroren en sommige (vega) overdatum (vers gekocht en ingevroren). Floor wil veel broodjes.
Afgelopen activiteiten
Speeddaten
Uiteindelijk zijn mensen wel met 10 aan een tafel gaan zitten. Dit mocht vanwege de regels (horeca), niet iedereen hield zich helemaal aan de shift, hieraan werken. Wel snelle afbouw en iedereen was op tijd aanwezig. Avond zelf was redelijk goed verlopen mensen hielden de boel niet op. Volgend jaar weer? >JA. Mensen hadden aangegeven dat 5 minuten best wel kort was. Jammer dat Milo en iemand anders van sportraad zich totaal niet aan de regels hielden hier had eerder iets van moeten worden gezegd. Hij had eigenlijk niet toegelaten moeten worden aangezien deze zich ook niet had ingeschreven.
Reservelijst bij een activiteit. Bij een volgende activiteit zou deze dan voorrang krijgen. Is dit doorgevoerd? Dit kon niet bij de café avond (bubbels) maar hier zou rekening mee worden gehouden van een volgende activiteit. Er zal dus rekening mee worden gehouden. Sophie kreeg hier redelijk wat vragen over.
Café avond
Jammer voor ons dat de meter zo vaak gedraaid werd, we hebben redelijk wat verlies gedraaid op die activiteit. Hier werden helaas de regels niet echt goed gerespecteerd. De bubbels waren wel op 1,5 m afstand maar dit is net te weinig aangezien het erg makkelijk was om bij andere tafels te buurten. Wij van Praesidium hadden niet zo zat mogen zijn en er had door ons beter aan de regels moeten houden. Praesidium had dit iets strakker in de gaten moeten houden door te zeggen dat men niet mocht.
Mensen die zich niet gedragen moeten gewoon direct buiten worden gezet. Sommige kwamen zat aan, dit is niet de bedoeling. Mensen wouden niet luisteren. Waren voornamelijk ingeschreven schachten… Van buiten naar binnen plaatsen; wanneer groep niet komt opdagen en wanneer een groep zich niet aan de regels houdt. Praesidium moet het goede voorbeeld geven. Willen we dat andere zich aan de regels houden moeten we dat zelf ook doen! Hier moet meer op gelet worden. Niet alleen waarschuwen bij de deur, gewoon ook direct een consequentie aanhangen. Als je je niet gedraagt gaat heel je groepje buiten. Bijvoorbeeld alcohol controle instellen > TE DRONKEN = BYE. Bepaalde mensen instellen die mensen mogen wegsturen! Iemand van HP informeren. Altijd disclaimer in het evenement! Posters al gefixt bij het STIP met uitleg.
Komende activiteiten
ALV
Donderdag 5 november
VZW om statuten aan te passen, uitgebreider en duidelijker uitgelegd.
Terug online activiteiten
UAntwerpen heeft zwaar afgeraden komende 4 weken een fysieke activiteit te organiseren.
- Corona onder studenten dus veiliger om ons hieraan te houden. Komen zo ook beter over.
Activiteiten vanuit DC
2 activiteiten waar hulp bij nodig is van mensen uit het Praesidium.
Mitchell, jeanine, Naomi, Femke, Wessel, Eva
1. Smurfenspel (opdrachten doen en vragen oplossen)
Kiesweek kennismakingsquiz voor de schachten onderling voor als smurfenspel niet kan doorgaan
2. Online spelletjes tournooi met among us
Eventueel zoom pro kunnen kopen aangezien we wel vaker online zouden kunnen gaan
Vragenronde:
- Tim: fysieke als plan B zien, K&W misschien beter 2e semester. Niemand van de organiserende praesidia weet waarom pre halloween was afgelast? Hier had meer duidelijkheid over moeten komen. Waarom niemand naar de Kickoff?> lastig met planning en leek niet logisch dat iets mondeling zou worden toegelicht wat pas een week later bekend werd. Er had iemand moeten gaan. Van Fabiant Hera of DIEFKA.
- Esther: er moeten reminders worden gestuurd > Niels: algemene agenda! Reminders bij enkel grote dingen en niet voor de kleine dingen; reminders terug invoeren.