Algemene regels 22-23

[Madeliefdolk]

Hallo vriendjes,

Omdat we sinds twee jaar officieel een vzw zijn, moeten wij ons aan een aantal regels houden voor de boekhouding. Lees dit bericht dus zeer aandachtig door en stuur bij twijfel altijd even een berichtje. Big thanks om je hieraan te houden<3<3

1. Als je iets (online) bestelt namens DIEFKA dan zorgt je dat je ALTIJD een factuur krijgt. Zonder factuur kan je bestelling niet verwerkt worden in de boekhouding en kan het bedrag (indien zelf voorgeschoten) ook niet verrekend worden. Deze factuur moet de juiste gegevens bevatten. Deze zijn hieronder terug te vinden:

DIEFKA vzw
Universiteitsplein 1, 2610 Wilrijk
BTW-nummer: BE0759.528.113 (indien er gevraagd wordt naar het ondernemingsnummer is dit hetzelfde nummer maar zonder BE).
LET OP! Het leveringsadres is vaak niet hetzelfde als het factuuradres. Zorg dus ook zeker dat je het juiste factuuradres opgeeft.

2. Doe je een fysieke aankoop in een winkel dan vraag je ALTIJD om een bon en houdt je deze goed bij. Zorg dat deze (liefst zo snel mogelijk) bij mij terechtkomt zodat ik het kan verwerken in de boekhouding. Stuur zodra je de uitgave hebt gedaan meteen een foto van de bon/factuur naar mij door via Whatsapp. Doe je deze aankoop met een DIEFKA-bankkaart? Dan hoef je verder niets te doen. Schiet je het bedrag zelf voor? Vul dan het document 'declaratie onkosten' in dat in de praesidiumgroep op Facebook is gepost. Dit kan gemakkelijk via Adobe Reader DC (gratis te downloaden programma), maar mag ook handmatig. Na het invullen (en evt. inscannen) stuur je het bestand door naar quaestor@diefka.com. Indien je het document handmatig hebt ingevuld overhandig je zo snel mogelijk het origineel aan mij.

3. Houdt alle kilometers die je hebt gereden voor DIEFKA bij. Wij hanteren een kilometervergoeding van €0,20 per kilometer. Ook hiervoor vul je het bestand 'declaratie onkosten' in dat in de praesidiumgroep op Facebook is gepost. Dit kan gemakkelijk via Adobe Reader DC (gratis te downloaden programma), maar mag ook handmatig. Na het invullen (en evt. inscannen) stuur je het bestand door naar quaestor@diefka.com. Indien je het document handmatig hebt ingevuld overhandig je zo snel mogelijk het origineel aan mij.
Het bijhouden van de gereden kilometers is volledig je eigen verantwoordelijkheid. Ik zal jullie proberen eraan te herinneren, maar dit is niet mijn taak. Probeer ook zo veel mogelijk onnodige kilometers te voorkomen, plan van tevoren waar je spullen moet halen/ waar je moet zijn. Ga niet uren rijden omdat een product ergens 5 cent goedkoper is.

4. Doe NOOIT, maar dan ook NOOIT eigen boodschappen met de DIEFKA-bankkaart en bestel/koop ook NOOIT spullen voor eigen gebruik in combinatie met spullen voor DIEFKA. Bij iedere winkel kan je vragen om je aankopen op 2 aparte bonnen te zetten, dus zorg ook dat je dit doet.

5. Zorg dat alles wat je aan mij moet overhandigen ook zo snel mogelijk aan mij overhandigd wordt. Dit is nodig om de afrekeningen van evenementen zo snel mogelijk af te ronden. Als het lang duurt voordat ik een bon/declaratie/o.i.d. krijg dan zal ook ik vergeten dat ik het nog moet krijgen. Probeer declaraties van 5 maanden terug dus zo veel mogelijk te voorkomen.

6. Als je de bankkaart nodig hebt om iets voor een evenement voor DIEFKA te betalen, vraag deze dan altijd eerst aan mij! Ik moet ten alle tijden weten waar alle kaarten zich bevinden en wat er mee gedaan wordt. Ik wil dus ook niet dat deze zomaar aan elkaar wordt doorgegeven zonder dat ik daarvan op de hoogte ben.

7. Ga nooit zomaar los met de inkopen, er zijn budgetten waaraan zich gehouden moet worden. Koop dus echt enkel wat je echt denkt nodig te gaan hebben. Voor doop en feest stel van tevoren ook een lijstje op en laat deze door mij of iemand anders van HP controleren.
Vooral voor de feesten: regel alles via de DIEFKA-mail en wanneer je facturen doorgestuurd krijgt stuur deze ook altijd door naar de quaestormail. Zo is alles voor volgende jaren makkelijk terug te vinden.

Thanks to Eva voor het deels kopiëren

[Youri Speth]

Gelezen en begrepen!

[carolinespelters]

Gelezen en begrepen

[Brenda]

Gelezen en begrepen!

[Camillemotter]

Gelezen en begrepen

[emma.cabal]

Gelezen en begrepen

[HanneVeestraeten]

Gelezen en begrepen

[Britt]

Gelezen en begrepen

[Charlotte]

gelezon en begrepon

[Justine]

Gelezen en begrepen