Omdat we sinds vier jaar officieel een vzw zijn, moeten wij ons aan een aantal regels houden voor de boekhouding. Lees dit bericht dus zeer aandachtig door en stuur bij eventuele vragen altijd even een berichtje. Very appreciated als jullie je ook aan deze regels houden
1. Als je iets (online) bestelt namens DIEFKA dan zorgt je dat je ALTIJD een factuur krijgt. Zonder factuur kan je bestelling niet verwerkt worden in de boekhouding en kan het bedrag (indien zelf voorgeschoten) ook niet verrekend en teruggestort worden. Deze factuur moet de juiste gegevens bevatten. Deze zijn hieronder terug te vinden:
DIEFKA vzw
Universiteitsplein 1, 2610 Wilrijk
BTW-nummer: BE0759.528.113 (indien er gevraagd wordt naar het ondernemingsnummer is dit hetzelfde nummer maar zonder BE).
LET OP! Het leveringsadres is vaak niet hetzelfde als het factuuradres. Zorg dus ook zeker dat je het juiste factuuradres opgeeft.
2. Doe je een fysieke aankoop in een winkel dan vraag je ALTIJD om een bon en houdt je deze goed bij. Zorg dat deze (zo snel mogelijk) bij mij terecht komt zodat ik het kan verwerken in de boekhouding. Stuur zodra je de uitgave hebt gedaan METEEN een foto van de bon/factuur naar mij door via Whatsapp.
Doe je deze aankoop met een DIEFKA-bankkaart? Dan hoef je verder niets te doen.
Schiet je het bedrag zelf voor? Vul dan het document 'declaratie onkosten' in dat in de praesidiumgroep gedeeld is. Dit kan gemakkelijk via Adobe Reader DC (gratis te downloaden programma), maar mag ook handmatig. Na het invullen (en evt. inscannen) stuur je het bestand door naar quaestor@diefka.com. Indien je het document handmatig hebt ingevuld overhandig je zo snel mogelijk het origineel aan mij.
3. Houd bij gezamenlijke evenementen een deadline aan van 2 weken voor het invullen en doorsturen van de declaraties, zodat de kosten verdeeld kunnen worden onder de verenigingen en de afrekeningen van de evenementen tijdig afgerond kunnen worden.
4. Houdt alle kilometers die je hebt gereden voor DIEFKA bij. Wij hanteren een kilometervergoeding van €0,20 per kilometer. Ook hiervoor vul je het bestand 'declaratie onkosten' in. Dit kan gemakkelijk via Adobe Reader DC (gratis te downloaden programma), maar mag ook handmatig. Na het invullen (en evt. inscannen) stuur je het bestand door naar quaestor@diefka.com. Indien je het document handmatig hebt ingevuld, overhandig je zo snel mogelijk het origineel aan mij.
Het bijhouden van de gereden kilometers is volledig je eigen verantwoordelijkheid. Ik zal proberen jullie hieraan te herinneren, maar zoals ik al zei, het is jullie eigen verantwoordelijkheid om dit goed bij te houden.
Probeer ook zo veel mogelijk onnodige kilometers te voorkomen, plan van tevoren waar je spullen moet halen/waar je moet zijn. Ga niet uren rijden omdat een product ergens 5 cent goedkoper is, hierdoor zal je juist duurder uitkomen.
5. Doe NOOIT, maar dan ook NOOIT eigen boodschappen met de DIEFKA-bankkaart en bestel/koop ook NOOIT spullen voor eigen gebruik in combinatie met spullen voor DIEFKA. Bij iedere winkel kan je vragen om je aankopen op 2 aparte bonnen te zetten, dus zorg ook dat je dit doet. Dus spullen voor DIEFKA ALTIJD op een aparte bon van jouw eigen aankopen.
6. Zorg dat alles wat je aan mij moet overhandigen ook zo snel mogelijk aan mij overhandigd wordt, dus bijvoorbeeld niet pas 1 of 2 maanden later. Dit is nodig om de afrekeningen van evenementen zo snel mogelijk af te ronden. Als het lang duurt voordat ik een bon/declaratie/o.i.d. krijg, dan zal ik het ook vergeten en dat is voor beiden niet fijn. Probeer declaraties van 5 maanden oud e.d. dus zo veel mogelijk te voorkomen.
7. Als je de bankkaart nodig hebt om iets voor een evenement voor DIEFKA te betalen, vraag deze dan altijd eerst aan mij! Ik moet ten allen tijde weten waar alle kaarten zich bevinden en wat er mee gedaan wordt. Ik wil dus ook niet dat deze zomaar aan elkaar wordt doorgegeven zonder dat ik daarvan op de hoogte ben, altijd doorgeven wanneer je een aankoop gaat doen met een DIEFKA-betaalpas.
8. Ga nooit zomaar helemaal los met de inkopen, er zijn budgetten waaraan er gehouden moet worden. Koop dus echt enkel wat je echt denkt nodig te gaan hebben, kijk/vraag eventueel naar de aantallen van de voorgaande evenementen/jaren om een goede inschatting te maken. Voor doopactiviteiten, ontgroening en feesten stel je van tevoren ook een boodschappenlijstje op en laat deze door mij (het liefst) of iemand anders van HP controleren.
Vooral voor de Feestjes: regel alles via de DIEFKA-mail en wanneer je facturen doorgestuurd krijgt stuur deze ook altijd door naar de quaestormail. Zo is alles voor volgende jaren makkelijk terug te vinden.
Als je dit hebt gelezen en begrepen reageer dan exact met “Gelezen en begrepen” +
, dan kan ik zien dat je het echt doorgenomen hebt. 
Mocht je verder nog vragen hebben, twijfel dan zeker niet om deze aan mij te stellen (via Whatsapp of face2face)!x Gelddwerg 3.0
P.S. grote dank aan Camille, Madelief en Eva voor het overgrote deel van deze tekst
