Vergadering 26-7-2023
Posted: Fri Jul 28, 2023 8:45 am
Praesidiumvergadering verslag 26-7-2023
Aanwezig: Camille, Elke, Madelief, Emma, Eline, Noortje (deels), Britt, Maarten, Charlotte, Bram
Afwezig: Tim, Liam, Janine, Wessel, Youri, Hanne Vervoort
Te laat: Hanne, Caroline
Madelief start met het kostenplaatje uit te leggen van hoe er de afgelopen activiteiten is gedraaid.
Annie: Hoeveel is er over van het doopbudget? Er is nog zeker wat over maar het exacte getal krijgt DC nog omdat sommige activiteiten deels op doopbudget en deels op DIEFKA’s eigen rekening gedraaid worden dus dat is lastig uit elkaar te trekken.
Annie: Is er ooit nog een factuur geweest voor de schachtenlinten? Nee nooit en ook nooit een voor het lint van Susann.
Afgelopen activiteiten
Croque verkoop
Regen was erg jammer in het vervolg moet daar ook een alternatieve locatie voor gezocht worden want we blokkeerden nu natuurlijk de ingang van R en waren daardoor ook minder goed zichtbaar. We krijgen van de uni een plek aangewezen maar als we een eigen plek weten kunnen we het misschien proberen te vragen of we daar mogen staan (voor komida mag niet).
Peter activiteit
Was leuk, mijn complimenten aan de Peters . Ik was verre van capabel, daarvoor mijn excuses.
Bram: van tevoren en tijdens de activiteit hebben Wessel en ik ons erg vermaakt behalve de ene schacht met de ice. Leuk om het enthousiasme van iedereen te zien en hoe leuk iedereen meedeed. Bedankt dat we Peters mochten zijn. Tot volgend jaar op doopactiviteiten xx (of voor sommigen in Gent als de tijd rijp is)
Blue bull caféavond
Was zoals we verwacht hadden erg rustig maar wel gezellig met praesidium en de paar mensen die er waren. Buiten de caféavond hebben mensen nog tips ter promotie van de verkoop van het bier?
Ontgroening
DC: wat vonden jullie van de activiteit en van Legio die avond? Vissen waren niet zo handig; DC van volgend jaar koop vissen zonder die stekelige vinnen en misschien sowieso de kieuwen ook eraf snijden. Mensen die te laat waren voor de briefing: dit was niet wat we hadden afgesproken en met zo’n activiteit is het extra belangrijk dat iedereen er op tijd bij is, vond dit dan ook niet respectvol naar DC. Shit dat het bier niet werkte en commilitones laat waren waardoor schachten pas laat konden betalen en alles uitliep. Is er een manier dat de schachten al eerder kunnen betalen? Cantus zelf vond ik leuk en was nog goed vol voor hoe dicht het op de examenperiode we zaten.
Britt: opruim ASK kot was onduidelijk, hebben we niet aan gedacht. Bedankt voor de mensen die snel geschakeld hebben!
DC is verder tevreden over hoe het is gegaan die avond.
Wanneer betalen?
Maarten: Direct voorafgaand aan ontgroening
Caroline: op voorhand overschrijven. Vervelend voor de Quaestor want moet allemaal gecheckt worden.
Conclusie: volgend jaar voor de gehele activiteit begint al laten betalen.
Bart, Maarten: Excuses dat we te laat waren
Flunkyball
Zoals altijd een leuk lowkey evenement in de feestweek. Voor volgend jaar moet er wel gekeken worden naar een aanpassing op het systeem want mensen die geen strafblikken hadden en maar 3 potjes speelden betaalden nu €2 per cara wat wel duur is. Misschien uitrekenen hoeveel trays we nodig hebben voor de potjes uit de poulefase. Stel dat zijn 6 trays en er zijn met het spelen 4,5 tray opgespeeld dat dan de 1,5 tray gebruikt wordt voor de vrije spellen. Niet alle scheidsen wisten goed genoeg wat ze deden. Opruim was niet helemaal zoals het had moeten gaan.
Sterre: het is voordeliger om slecht te spelen om meer bier te krijgen. Pizza’s waren wel goed idee
Bart: veel mensen waren niet capabel
Maarten: op Hp vergadering overlegd; als je meedoet en capabel wilt blijven, zet een max op het aantal drinkende potjes zou een idee kunnen zijn
Britt: wij moeten altijd op tijd zijn en een andere vereniging komt dan veel later aan. Wij zijn met veel dus laden dan de auto uit enzo, en dan komt Sportraad er pas aan
Sterre: ja bij afbouw ook, wij tonen meer inzet in de activiteit
Britt: dat is wel goed van ons, maar jammer dat andere clubs dat niet doen
Evaluaties met andere verenigingen na afloop is iets om volgend jaar te proberen.
Coachella TD
Zeer geslaagde TD qua opkomst, ik denk de beste van het jaar. Vond het echt een leuke avond met leuke sfeer. Stom van alle foutief geparkeerde auto’s aan het begin van de avond want dat heeft best wel wat tijd en energie gekost. Mijn complimenten aan de feestjes voor de inschatting; die was perfect.
Sterre: eerste DJ had muziek heel luid staan
Elke: misschien moeten we volgende keer oordoppen voorzien, toch zeker voor praesidium
Stere: PR’s, misschien er achteraangaan volgend jaar om ook te voorzien
Sterre: voor auto’s, misschien vanuit uni een mail naar de sportverenigingen sturen dat dit niet meer gebeurt
Sterre: vond het leuk om met Campi te werken, (Demetris hebben we nu gevraagd om derde club te hebben)
Bart: Quaestorenoverleg was chaotisch en vaag, niet allemaal capabel. Maar dit is meer een persoonlijk puntje.
MegaWisselMiddagCantus
Ben heel benieuwd wat jullie ervan vonden. Ik denk dat het concept leuk is maar het nog finetuning kan gebruiken zoals bijv. iedereen 1 lootje geven voor beide plekken aan het begin van de cantus, meer liedjes klaar leggen voor de delen aan de voortafel (wat vinden jullie?), gepersonaliseerde lootjes maken zodat het doorgeven van lootjes niet gebeurd en mensen als ze voor willen zitten zelf meer lootjes kopen. Wat ik niet erg gepast vond was de soixante neuf met Babby, Naomi, Jasmijn en Noortje. Naomi is al snel overprikkeld en aangezien Babby en Naomi geschiedenis hebben was te verwachten dat die 2 gepeerpressured werden om samen te gaan, gelukkig is het uiteindelijk niet gebeurd. Maar door hun niet te combineren in dit strafje had het voorkomen kunnen worden. Vinden jullie dat het aantal wissels goed was of willen jullie er meer? Er was nu veel DIEFKA aan de voortafel tijdens alle delen; vinden jullie dat we dit vanuit ons al minder moeten maken: dus bijvoorbeeld zeggen dat maar 1 van de twee plekken DIEFKA mag zijn ofzoiets?
Sterre: gepersonaliseerde lootjes, anders hebben we minder omzet als ze alles gaan doorgeven
Sterre: Wat vonden jullie van de Wissels? Of doen we een zak DIEFKA en een zak andere clubs, zodat we gemengde voortafels hebben
Annie: met puntjes van liedjes uitzoeken, als mensen vrijwillig lootje kopen dan gaan ze er zelf wel vanuit, maar als je iedereen een lootje geeft kan je best wel een lijst geven
Elke: fijn om als eerste liedje wel meteen iets te hebben om te doen, wij kwamen net na midden dus de lijst was al ver op. DIEFKA zak en andere club zak, dan moet je dat wel duidelijk zeggen voordien op FB ofzo, dan hebben andere clubs niet het idee dat je DIEFKA voortrekt maar het juist wil beperken. Anders komt het verkeerd over.
Elke: nu wel leuk dat je zelf kon kiezen, en zo weet je wel welke al geweest is. Vond de hoeveelheid wissels wel oke
Bart: tosti-verkoop?
Caroline: Sportraad vond tosti’s echt een leuk idee
Annie: 3 tosti’s tegelijk is wel een goede, maar op foute cantus had je soms bestellingn van 6-8 tosti’s tegelijk, dus misschien wel leuk om het tot 2 tegelijk te maken
Elke: het was nu wel chill, niet veel te druk
Sterre: tijdens tempus ook tosti’s verkocht?
Elke: vnl tijdens cantus, of één enkele tijdens tempus
Bart: ik zag vaak 2 mensen in keuken waren en de kassa los achter de toog.
Bart: voor gratis lootje, mss de keuze geven of ze dit wel willen
Sterre: geef je ze dan lootje voor én senior én cantor? Of geven we random
Bart: best random, zo hebben we cantor en senior, want meesten zullen senior kiezen
Sterre: zouden we dit jaarlijks doen? Of af en toe?
Britt: leuk om regelmatig te doen, maar dan moeten we zeker zijn dat mensen van andere verenigingen ook komen, want dat is het leukst
Bart: niet te vaak, want dan gaat het speciale ervan af
Hebben jullie algemene tips naar volgend jaar toe of evenementen waarvan jullie zeggen die sowieso weer of die niet meer doen? Als jullie later iets invalt mag je het ook altijd doorsturen.
Rondvraag
Annie: tradities, hoe gaat dat er volgend jaar uitzien? Dat we bv activiteiten samendoen met bepaalde clubs of verkoop van bv iets op gokart race
Sterre: verkoop bij bv gokart race enzo, wij hadden bv sangria en dat verkoopt niet goed, dus nu kunnen we wel andere dingen kiezen. Sterre had idee dat bv vrijdag om 12:00 komt dat online, dat je dat dan kan kiezen en wie eerst iets heeft het heeft. ASK ging het bekijken
Sterre: er is wel een shift in tradities aan het gaan, bv we deden heel lang niks met Biomedica, maar daar gaan dingen in veranderen (Gala, café-avond,…)
Britt: we verplaatsen gala naar eerste semester, maar dat is al heel druk met kaas&wijn enz. Willen we dingen droppen of laten we alles zo doorgaan?
Maarten: we droppen nog niks, we hebben nu 1 TD vast staan en een 1 andere misschien
Elke: het was een fijn jaar en ga jullie missen, maar ik kom nog wel terug. Je kan in Gent altijd woonkamer claimen voor cantussen
Emma: als gala eerste semester is, kan kaas en wijn dan naar tweede semester?
Maarten: dat is lastig met de sfeer van kaas en wijn, is een kerstsfeer dus we hebben besloten om dit toch in het eerste semester te doen
Bart: heel het effect valt weg als het ’s avonds om 22:00 nog licht is.
Sterre: ik wens jullie graag een fijne vakantie, bedankt voor de inzet tijdens vergaderingen en activiteiten. Ook qua praesidium zijn we goed naar elkaar toegegroeid en op elkaar ingespeeld. Thank you all!
Aanwezig: Camille, Elke, Madelief, Emma, Eline, Noortje (deels), Britt, Maarten, Charlotte, Bram
Afwezig: Tim, Liam, Janine, Wessel, Youri, Hanne Vervoort
Te laat: Hanne, Caroline
Madelief start met het kostenplaatje uit te leggen van hoe er de afgelopen activiteiten is gedraaid.
Annie: Hoeveel is er over van het doopbudget? Er is nog zeker wat over maar het exacte getal krijgt DC nog omdat sommige activiteiten deels op doopbudget en deels op DIEFKA’s eigen rekening gedraaid worden dus dat is lastig uit elkaar te trekken.
Annie: Is er ooit nog een factuur geweest voor de schachtenlinten? Nee nooit en ook nooit een voor het lint van Susann.
Afgelopen activiteiten
Croque verkoop
Regen was erg jammer in het vervolg moet daar ook een alternatieve locatie voor gezocht worden want we blokkeerden nu natuurlijk de ingang van R en waren daardoor ook minder goed zichtbaar. We krijgen van de uni een plek aangewezen maar als we een eigen plek weten kunnen we het misschien proberen te vragen of we daar mogen staan (voor komida mag niet).
Peter activiteit
Was leuk, mijn complimenten aan de Peters . Ik was verre van capabel, daarvoor mijn excuses.
Bram: van tevoren en tijdens de activiteit hebben Wessel en ik ons erg vermaakt behalve de ene schacht met de ice. Leuk om het enthousiasme van iedereen te zien en hoe leuk iedereen meedeed. Bedankt dat we Peters mochten zijn. Tot volgend jaar op doopactiviteiten xx (of voor sommigen in Gent als de tijd rijp is)
Blue bull caféavond
Was zoals we verwacht hadden erg rustig maar wel gezellig met praesidium en de paar mensen die er waren. Buiten de caféavond hebben mensen nog tips ter promotie van de verkoop van het bier?
Ontgroening
DC: wat vonden jullie van de activiteit en van Legio die avond? Vissen waren niet zo handig; DC van volgend jaar koop vissen zonder die stekelige vinnen en misschien sowieso de kieuwen ook eraf snijden. Mensen die te laat waren voor de briefing: dit was niet wat we hadden afgesproken en met zo’n activiteit is het extra belangrijk dat iedereen er op tijd bij is, vond dit dan ook niet respectvol naar DC. Shit dat het bier niet werkte en commilitones laat waren waardoor schachten pas laat konden betalen en alles uitliep. Is er een manier dat de schachten al eerder kunnen betalen? Cantus zelf vond ik leuk en was nog goed vol voor hoe dicht het op de examenperiode we zaten.
Britt: opruim ASK kot was onduidelijk, hebben we niet aan gedacht. Bedankt voor de mensen die snel geschakeld hebben!
DC is verder tevreden over hoe het is gegaan die avond.
Wanneer betalen?
Maarten: Direct voorafgaand aan ontgroening
Caroline: op voorhand overschrijven. Vervelend voor de Quaestor want moet allemaal gecheckt worden.
Conclusie: volgend jaar voor de gehele activiteit begint al laten betalen.
Bart, Maarten: Excuses dat we te laat waren
Flunkyball
Zoals altijd een leuk lowkey evenement in de feestweek. Voor volgend jaar moet er wel gekeken worden naar een aanpassing op het systeem want mensen die geen strafblikken hadden en maar 3 potjes speelden betaalden nu €2 per cara wat wel duur is. Misschien uitrekenen hoeveel trays we nodig hebben voor de potjes uit de poulefase. Stel dat zijn 6 trays en er zijn met het spelen 4,5 tray opgespeeld dat dan de 1,5 tray gebruikt wordt voor de vrije spellen. Niet alle scheidsen wisten goed genoeg wat ze deden. Opruim was niet helemaal zoals het had moeten gaan.
Sterre: het is voordeliger om slecht te spelen om meer bier te krijgen. Pizza’s waren wel goed idee
Bart: veel mensen waren niet capabel
Maarten: op Hp vergadering overlegd; als je meedoet en capabel wilt blijven, zet een max op het aantal drinkende potjes zou een idee kunnen zijn
Britt: wij moeten altijd op tijd zijn en een andere vereniging komt dan veel later aan. Wij zijn met veel dus laden dan de auto uit enzo, en dan komt Sportraad er pas aan
Sterre: ja bij afbouw ook, wij tonen meer inzet in de activiteit
Britt: dat is wel goed van ons, maar jammer dat andere clubs dat niet doen
Evaluaties met andere verenigingen na afloop is iets om volgend jaar te proberen.
Coachella TD
Zeer geslaagde TD qua opkomst, ik denk de beste van het jaar. Vond het echt een leuke avond met leuke sfeer. Stom van alle foutief geparkeerde auto’s aan het begin van de avond want dat heeft best wel wat tijd en energie gekost. Mijn complimenten aan de feestjes voor de inschatting; die was perfect.
Sterre: eerste DJ had muziek heel luid staan
Elke: misschien moeten we volgende keer oordoppen voorzien, toch zeker voor praesidium
Stere: PR’s, misschien er achteraangaan volgend jaar om ook te voorzien
Sterre: voor auto’s, misschien vanuit uni een mail naar de sportverenigingen sturen dat dit niet meer gebeurt
Sterre: vond het leuk om met Campi te werken, (Demetris hebben we nu gevraagd om derde club te hebben)
Bart: Quaestorenoverleg was chaotisch en vaag, niet allemaal capabel. Maar dit is meer een persoonlijk puntje.
MegaWisselMiddagCantus
Ben heel benieuwd wat jullie ervan vonden. Ik denk dat het concept leuk is maar het nog finetuning kan gebruiken zoals bijv. iedereen 1 lootje geven voor beide plekken aan het begin van de cantus, meer liedjes klaar leggen voor de delen aan de voortafel (wat vinden jullie?), gepersonaliseerde lootjes maken zodat het doorgeven van lootjes niet gebeurd en mensen als ze voor willen zitten zelf meer lootjes kopen. Wat ik niet erg gepast vond was de soixante neuf met Babby, Naomi, Jasmijn en Noortje. Naomi is al snel overprikkeld en aangezien Babby en Naomi geschiedenis hebben was te verwachten dat die 2 gepeerpressured werden om samen te gaan, gelukkig is het uiteindelijk niet gebeurd. Maar door hun niet te combineren in dit strafje had het voorkomen kunnen worden. Vinden jullie dat het aantal wissels goed was of willen jullie er meer? Er was nu veel DIEFKA aan de voortafel tijdens alle delen; vinden jullie dat we dit vanuit ons al minder moeten maken: dus bijvoorbeeld zeggen dat maar 1 van de twee plekken DIEFKA mag zijn ofzoiets?
Sterre: gepersonaliseerde lootjes, anders hebben we minder omzet als ze alles gaan doorgeven
Sterre: Wat vonden jullie van de Wissels? Of doen we een zak DIEFKA en een zak andere clubs, zodat we gemengde voortafels hebben
Annie: met puntjes van liedjes uitzoeken, als mensen vrijwillig lootje kopen dan gaan ze er zelf wel vanuit, maar als je iedereen een lootje geeft kan je best wel een lijst geven
Elke: fijn om als eerste liedje wel meteen iets te hebben om te doen, wij kwamen net na midden dus de lijst was al ver op. DIEFKA zak en andere club zak, dan moet je dat wel duidelijk zeggen voordien op FB ofzo, dan hebben andere clubs niet het idee dat je DIEFKA voortrekt maar het juist wil beperken. Anders komt het verkeerd over.
Elke: nu wel leuk dat je zelf kon kiezen, en zo weet je wel welke al geweest is. Vond de hoeveelheid wissels wel oke
Bart: tosti-verkoop?
Caroline: Sportraad vond tosti’s echt een leuk idee
Annie: 3 tosti’s tegelijk is wel een goede, maar op foute cantus had je soms bestellingn van 6-8 tosti’s tegelijk, dus misschien wel leuk om het tot 2 tegelijk te maken
Elke: het was nu wel chill, niet veel te druk
Sterre: tijdens tempus ook tosti’s verkocht?
Elke: vnl tijdens cantus, of één enkele tijdens tempus
Bart: ik zag vaak 2 mensen in keuken waren en de kassa los achter de toog.
Bart: voor gratis lootje, mss de keuze geven of ze dit wel willen
Sterre: geef je ze dan lootje voor én senior én cantor? Of geven we random
Bart: best random, zo hebben we cantor en senior, want meesten zullen senior kiezen
Sterre: zouden we dit jaarlijks doen? Of af en toe?
Britt: leuk om regelmatig te doen, maar dan moeten we zeker zijn dat mensen van andere verenigingen ook komen, want dat is het leukst
Bart: niet te vaak, want dan gaat het speciale ervan af
Hebben jullie algemene tips naar volgend jaar toe of evenementen waarvan jullie zeggen die sowieso weer of die niet meer doen? Als jullie later iets invalt mag je het ook altijd doorsturen.
Rondvraag
Annie: tradities, hoe gaat dat er volgend jaar uitzien? Dat we bv activiteiten samendoen met bepaalde clubs of verkoop van bv iets op gokart race
Sterre: verkoop bij bv gokart race enzo, wij hadden bv sangria en dat verkoopt niet goed, dus nu kunnen we wel andere dingen kiezen. Sterre had idee dat bv vrijdag om 12:00 komt dat online, dat je dat dan kan kiezen en wie eerst iets heeft het heeft. ASK ging het bekijken
Sterre: er is wel een shift in tradities aan het gaan, bv we deden heel lang niks met Biomedica, maar daar gaan dingen in veranderen (Gala, café-avond,…)
Britt: we verplaatsen gala naar eerste semester, maar dat is al heel druk met kaas&wijn enz. Willen we dingen droppen of laten we alles zo doorgaan?
Maarten: we droppen nog niks, we hebben nu 1 TD vast staan en een 1 andere misschien
Elke: het was een fijn jaar en ga jullie missen, maar ik kom nog wel terug. Je kan in Gent altijd woonkamer claimen voor cantussen
Emma: als gala eerste semester is, kan kaas en wijn dan naar tweede semester?
Maarten: dat is lastig met de sfeer van kaas en wijn, is een kerstsfeer dus we hebben besloten om dit toch in het eerste semester te doen
Bart: heel het effect valt weg als het ’s avonds om 22:00 nog licht is.
Sterre: ik wens jullie graag een fijne vakantie, bedankt voor de inzet tijdens vergaderingen en activiteiten. Ook qua praesidium zijn we goed naar elkaar toegegroeid en op elkaar ingespeeld. Thank you all!