Praesidiumvergadering 29-03-2022
Aanwezig: Bram, Jeanine, Femke, Sophie, Floor, Elke, Britt, Brenda, Naomi, Youri, Madelief, Charlotte, Aline, Maarten, Elias, Wessel, Mark, Sterre, eva
Afwezig: elona
Te laat:
Laatste HP verslag is met jullie gedeeld in de praesidiumgroep en dit was niet de bedoeling. Wij bespreken geen geheime dingen, maar sommige zaken zullen je dus bekend voorkomen.
Kiesweek 25-28 april in thema: Expeditie Robinson
- Maandag 25 april: Avondspel in het fort, georganiseerd door opkomend HP (onder toezicht van huidig HP obvs)
o Paardepoep groep 1, 2, 3 online
- Dinsdag 26 april:
o OFWEL: Bierpong toernooi door de opkomende schachten
o OFWEL: Na 10-uren loop: Ledenetentje en DIEFKA goes: ‘t Stad
- Woensdag 27 april: Expeditie Wilrijk TD, georganiseerd door huidig praesidium
o Verkiezingen groep 1, 2 en 3
o Paardepoep groep 4 online
- Donderdag 28 april: speurtocht over de campus georganiseerd door de schachten met hierna verkiezingen groep 4 in Café De Buis. We hangen dan ook ons schild op in de Buis.
Stemming: bierpong of kroegentocht
Stemmen voor Bierpong: 0
Stemmen voor kroegentocht: iedereen
Deadlines:
- Openen inschrijvingen: 1 april
- Inschrijven opkomen functie: 8 april 12:00
- Deadline opsturen vragen naar opkomenden: 9 april 12:00
- Doorsturen pdp tekst: 10 april 23:59
- Evenementen online:
o Maandagavondspel: zaterdag 16 april
o Bierpong: zondag 17 april
o TD: woensdag 13 april
o Verkiezingscaféavond: Maandag 18 april
o Kiesweek: vrijdag 15 april
- Facebookpost voor opkomende niet-schachten: 1 april
- Filmpjes voor de opkomenden van de functies: zondag 20 maart
De VU en scriptor worden geholpen in de kiesweek door de opkomende V.U.’s en scriptoren. Praeses heeft 3 stemmen, vices en quastor 2 en de rest van het praesdium 1.
Communicatie en samenwerking in het praesidium
Dit punt komt elk jaar terug en dit jaar ook. Ik denk zeker niet dat wij het slecht doen, echter een paar puntjes die wel beter kunnen om het zo leuk mogelijk te houden:
- Minimaliseer het aantal privé-appjes! Wij krijgen talloze berichten, en die privé-appjes van iets dat in de daarvoor behorende chat zou moeten worden gestuurd, werkt alleen maar averechts en zorgt ervoor dat wij NOG meer berichten krijgen
- Algemene vragen kunnen beter in de praesidiumapp gesteld worden dan aan ons privé: er zijn ook anderen die daar het antwoord op weten
- Probeer de praesidiumchat wat zakelijker te houden, DIEFKECHJES is voor leukpraat.
Elke: stuur de pdp tekstjes naar de scriptormail en niet via whatsapp
Mentoren buiten praesidium
Momenteel bekleden de mentoren 3 functies. Er is al over gesproken om dit te reduceren en zo te maken dat er mensen buiten het officiële praesidium ook een mentorfunctie krijgen. Dit zonder verplichtingen van een praesidiumlint en dus ook zonder de voordelen. Gelijkaardig systeem zien we bij Ingenium en daar werkt het zeker.
Dit vereist aanpassing in de statuten maar ik wilde al eens peilen hoe jullie hier over denken. Dit kan dan aankomende kiesweek al geïmplementeerd worden, en met de praesidiumwissel worden aangepast in de statuten.
Als jullie hiermee akkoord zijn, zal er binnenkort een ALV gepland worden voor een statutenwijziging waarin we dit vastleggen. Hierin wordt de functieomschrijving en verkiezingsmethode vastgelegd.
Als voorbeeld kunnen we vastleggen dat de mensen die opkomen voor de functie mentor dit doen adhv van een motivatie met interne verkiezing met het nieuw verkozen praesidium. Ze hoeven dan niet al in de aankomende kiesweek gekozen te worden.
Afgelopen evenementen
Caféavond 24 februari
Vrij weinig over te vertellen, was gewoon een rustige caféavond.
Ledenweekend 4-6 maart
Met het comité zijn de belangrijkste zaken al besproken in een afsluitende vergadering. Aan de hand hiervan wordt gewerkt aan een draaiboek voor ledenweekend zodat deze knaller alleen maar beter wordt de komende jaren.
2 grote punten waren nu dat de twee grote spellen best omgedraaid hadden kunnen plaatsvinden, goed om mee te nemen naar de volgende keer. Daarnaast had de communicatie tijdens het weekend zelf sterk verbeterd kunnen zijn; denk aan een messenger groepsapp en bijvoorbeeld de avond van te voren al de dagplanning voor de volgende ochtend sturen.
Verdere puntjes over ledenweekend:
- Ook ledenweekend is een activiteit: als je te laat bent, meld dit dan! Ledenweekend is behoorlijk stressvol om te regelen en als er praesidiumleden te laat komen en dit niet laten weten, is dat iets extra’s aan je hoofd waar je op dat moment geen behoefte aan hebt.
- Extra pluim voor Wessel die op zaterdag om 8:00 stond op te ruimen <3
- Indien je weet dat er bij iemand iets gaande is, laat dit dan even weten aan de organisatie. Zo staan wij niet raar te kijken als er opeens iemand mist.
- De vertrektijd van zondagochtend is gemeld maar daar hebben een hoop mensen, inclusief praesidiumleden, zich niet aan gehouden. Het is vroeg, maar als wij het goede voorbeeld niet geven, gaan anderen het ook niet doen.
- Kamershift hoorde zowel de kamers als de gangen en de badkamers van de kamers te omvatten, deze zijn niet allemaal gedaan.
- Iedereen van het praesidium hoort bij de organisatie, we verwachten dan dat iedereen goed meedoet en meewerkt.
- Prima huisje voor de volgende keer
- Sophie: op en afbouw shift voor TD en cantus
CarnavalTD 7 maart
Geen winstpakker, wel een heel goede sfeer. Vestiaire was toendertijd een probleem, maar inmiddels hebben we de manier onder de knie die werkt. Zelfde geldt voor de ruimte achter de toog.
Galabal 18 maart
Veel positieve verhalen gehoord van de bezoekers wat me een gelukkige jongen maakt.
Maarten: DJ’s waren echt slecht, bij lustrum TD ook
Bram: we moeten van te voren verzoeknummers doorgeven
Sterre: Receptie was niet goed, want het ging veel te traag, en mensen zonder receptie niet in die zaal zetten volgende keer
Sophie: er werden ook half volle glazen weggehaald op tafels.
Ook de kassa was drama
VDK/DSK/DIEFKA 24 maart
VDK vond het fantastisch dat wij er waren, en buiten een paar vond DSK het ook leuk. Was er goede bonding tussen DIEFKA en VDK, dat staat vast.
LustrumTD 28 maart
Ik ben vooraf erg streng geweest met waarschuwen met de drankbonnen en dat heeft zn vruchten afgeworpen. Het overgrote deel heeft goed meegeholpen met het opruimen en geen hinder veroorzaakt. Als dat wel was word je persoonlijk gecontacteerd.
De TD zelf was wederom met goede sfeer. Opkomst viel uiteindelijk niet tegen.
Eva: telling was super fijn, alles was top gesorteerd en op de bar gezet
Eva: normaal hebben we pallets waar we dozen drank opzetten zodat de dozen minder nat zijn.
Er zijn pallets in de opslag die we kunnen gebruiken in de tent.
Aankomende evenementen
Go-kart race 31 maart
We moeten even stemmen over wat we gaan verkopen: zou eerst bitterballen zijn, croques/tosti mocht niet. Het gaat regenen, miss goed om mee te nemen.
- Ikea gehaktballetjes (+ vegan optie)
- Nacho’s
- poffertjes
- Ipv sangria, Appel jenever icetea, goedkope malibu
- Chocomel baileys
Vrienden- en familiecantus 2 april
Op recordtempo uitverkocht, op V&F houden we het altijd iets milder dan normaal. Dus geen pappenheimers etc, strafjes zullen wat minder vunzig zijn.
Kaas- en Wijnavond 21 april
Net weer een vergadering over gehad met het comité, vooralsnog is er weinig over te melden aan jullie, behalve dat ik echt niet vrolijk ga worden van lange gezichten omdat je jezelf klem hebt gezopen op CP. Qua organisatie ligt alles op schema en gaat het een pracht van een editie worden.
Kiesweek: reeds besproken
Flügel-avond
We zijn door De Buis benaderd om een flügelavond met hen te organiseren in het café. Dit is in samenwerking met en met merchandise van flügel en is een ontzettend leuke kans. Will keep y’all updated!
12 mei, maar dan is anicura lezing
Naomi: we kunnen de flügel avond ook in de kiesweek doen
Website
Elk jaar willen we de website verbeteren, qua info voor de toekomstige studenten. Hierover zijn wat ideetjes voor volgend jaar:
- Kort introductiefilmpje van campus Merelbeke en verwijzing naar belangrijkste locaties en benodigdheden
- Overstap naar Gent uitwerken
- Introfilmpje voor CDE en studentenleven
- DIEFKAlender
o Opgedeeld in een sportkalender en in een normale kalender, om voor sommige mensen onnodige spam te voorkomen.
Functies volgend jaar
Ik zou graag van iedereen horen in welke functies hij/zij interesse heeft voor volgend jaar. Dit is niet bindend, maar een beetje zodat iedereen dat kan peilen. Je mag er zo veel noemen als je wil, en ook zeker als iemand anders het al gezegd heeft je niet laten ontmoedigen: het is op interesse
Bram: KC
Jeanine: KC
Femke: KC
Eva: KC of als het echt moet dan misschien maar zit wel in Gent dus idk hoeveel je er aan hebt
Sophie: KC
Floor: KC
Elke: vice, praatje over quaestor, anders mentor
Brenda: vice, materiaal of mentor
Britt: temmertje van niks
Naomi: KC
Madelief: quaestor
Charlotte: zedenmeester
Aline: vice, P.R., mentor
Youri: cantor
Wessel: KC, blauwe brigade
Elias: vice, mentor, cantor
Sterre: praeses
Maarten: vice
Mark: V.U.
Vragenrondje
Eva: bonnen?!?!?
Er zijn bij mensen op kot spullen van DIEFKA, die moeten naar de opslag en in de tussentijd even een lijstje met wat er bij je staat sturen naar eva
Sophie: even het hoerenboek duidelijker maken, met dat de shiften in halve uren worden gerekend.
Elke: hoe moeten we het doen met V&F cantus en je familie/vrienden meenemen? Ze mogen eerder met je meekomen, dat is 19.45
Madelief: bestelling komt aan als madelief niet in antwerpen is, ze gaat niet helemaal op en neer rijden voor dit pakketje. Iets over een artikel in het contract met MW
Of er goedkeuring was dat er bij dat artikel komt te staan dat wij een andere leverancier mogen zoeken, als MW niet of te laat kan leveren
Wessel: 2 juli is massa cantus
Sophie heeft examenvragen aangepast van 3e jaar op DIEFKApedia.
Michèle: schachten vaker onverwacht vragenstellen over DIEFKA
idee: introductiefilmpjes maken over de campus van Gent. hier wordt al aan gewerkt. Als iemand een vraag heeft die relevant is voor een filmpje of stukje tekst, dan mogen ze doorgestuurd worden naar Michèle. Dit doen we omdat je als je naar Gent gaat, best wel in het diepe wordt gegooid, op deze manier helpen we de studenten dus met hun eerste weken in Gent
Sterre: komt er nog een surprise drill bij cantus voor de schachten? Het enige geschikte moment is fout cantus.
Wessel: regels over Terry jatten? Je mag hem niet uit de handen jatten. Je moet ze ook laten terug jatten zonder activiteiten.