Vergadering 28-9-2020
Posted: Sat Oct 03, 2020 4:07 pm
Vergadering week 28 september
Algemene vergaderpunten
Zelfstandigheid: in het begin is het allemaal nog wennen en je weg zoeken, zelfs voor mij (nieuw team, Corona), maar probeer toch te streven naar zelfstandigheid. Eerst zelf even logisch nadenken of een oplossing zoeken, en dan vragen. Jullie kunnen mij altijd bereiken of sturen, maar vaak weet de rest van HP ook hoe en wat dus wees ook zeker niet bang hen te vragen. Je kan ook altijd je voorganger vragen moest er een vraag zijn.
Alle activiteiten zijn verplicht, buiten als je een goede reden hebt en les om half 9 is geen goede reden, maar bv practicum of ziekte wel. Ben je later of kan je niet komen, laat het dan op tijd weten, dan kunnen we daar rekening mee houden. Lezingen zijn niet verplicht, zeker nu we maar met beperkte capaciteit zitten. Je blijft ook nuchter of iig capabel tijdens activiteiten!
Hoerenboek: hebben sommige al ondervonden. Je komt er dus in als je een deadline mist, maar ook als je te laat bent op een activiteit etc. Te laat op vergadering is een bak bier. Hoerenboek wordt beheerd door de vices, maar je kan het wel op elk moment bekijken om te zien wat de reden van streepje is.
Lint: je draagt het over je rechterschouder. Er hangen verantwoordelijkheden aan! Je vertegenwoordigd de club dus doe dit dan ook met gezond verstand. Als je iets verkeerd doet gaan ze waarschijnlijk niet meteen jou als persoon herinneren, maar vooral DIEFKA dus problemen worden vaak naar de club toe geschoven en dat is het laatste wat we willen. Vaak ben je ook een aanspreekpunt van studenten dus gedraag je een beetje. Als je je lint kwijt bent is dat een bak bier voor die persoon, so pls don’t lose it.
Geldzaken: de personen met een DIEFKA bankkaart zijn praeses, quaestor, materiaalmeesters en feesten. Moest je dus iets voor DIEFKA moeten kopen, kan je altijd bij deze personen langs, of betaal je zelf en wordt het daarna terug gestort. Hiervoor moet je dan bij Naomi zijn. Als je dus iets koopt ALTIJD bonnetje bijhouden. Dit is voor de boekhouding. Wel liefst niet de kaart van materiaalmeesters vragen, want dit is een andere rekening. Let hier dus ook op bij betalingen dat je niet overschrijft naar materiaalmeesteraccount of andersom! Als je voor DIEFKA rijdt, houd je kilometerstand dan in oog want kilometers worden ook vergoed bv logboek maken. Doorsturen naar Naomi ook!
Als er iets is, meld dat meteen. We willen er een leuk jaar van maken en elk conflict dat vermeden kan worden, gaan we ook vermijden. Zit je met iets of werkt iemand niet goed mee? Meld het.
Afgelopen activiteiten
Overdracht
Zelf goed verlopen. Fijn dat het ‘officiele’ er nog bij was. We kunnen eventueel het ‘verhaaltjes voor elkaar vertellen’ er in houden als cantussen terug mogen. Moeten wel eerder geregeld zijn. Ook goed dat we ineens fatsoenlijke foto’s konden maken achteraf. We kunnen nu achteraf nog steeds nieuwe foto’s maken als mensen dat wensen.
De tijdvakken hadden wel meer opgevolgd moeten worden, want Bram had hier heel veel tijd in gestoken en nu bleven mensen op de overdracht plek hangen. We moeten blijven denken aan de maatregelen.
Openingsdag
Over het algemeen ging het best goed, maar ikzelf vond de hele sfeer van openingsdag anders dus moeilijk te vergelijken met vorige jaren.
Een karretje had handig geweest voor de dozen te tillen -> navragen bij ASK of zelf fixen.
Jammer dat we weinig bapao verkocht hadden, lag ook een beetje aan het weer natuurlijk, maar ook omdat de betalingen zo traag gingen. Eventueel om zoiets volgend jaar te verbeteren is dat we de rij langs het eten/drinken dat we verkopen laten lopen voordat ze bij de lidkaarten komen. Dat we dus op voorhand een beetje de rij op een bepaalde manier laten lopen.
We hebben altijd een lange rij, dus is het misschien een idee om iets uit te delen aan ze waardoor het gesprek sneller opende en ze ons ook sneller durven aan spreken. Is misschien wel niet zo Ronaproof dus zouden we even moeten navragen of dat mag. Het maakt het wachten wel wat aangenamer en is meteen een goede eerste indruk!
Betalingen was dus een dingetje, maar we denken dat het ligt aan het feit dat zoveel mensen Sumup op hetzelfde moment op dezelfde plaats aan het gebruiken waren en dat er dan iets blokkeerde. We denken er nu wel aan om een 2de te kopen aangezien bijna altijd alles cashfree gaat zijn. Ook nadenken over alternatieven moest Sumup weer niet werken bv payconic, tikkie voor de Nederlanders, QR code voor de Belgen.
Komende activiteiten
Officiele kalender komt zo snel mogelijk online, maar we gaan even zien hoe de 1ste activiteit loopt.
- 30 september: Speeddaten @Vizit
- 6 oktober: Foute café avond @De Buis
o Wie heeft er thuis een pak kaarten liggen?
- 15 oktober: Pre Halloweentocht met Hera en Fabiant
o Wie zijn kot kan een standje vormen (in Wilrijk)
- 19 oktober: cocktailtasting @Vizit
- Week van 26 oktober Italian night @Komida (moet nog bevestigd worden)
- Week van 2 november: praesidiumdrink @De Wapper
- Week van 9 november: proberen beerbowling te fixen
- 18 november: activiteit @Vizit
- 24 november: Kaas en Wijnavond @Vizit
- Week van 1 december: praesidiumdrink @De Wapper
- 7 december: Quiz @Vizit
Comités
Quizcomité 4 man
Floor, Mitchell, Sophie en Eva
Kaas en wijncomité 7 man
Jeanine, Naomi, Bram, Wessel, Femke, Evelien en Olaf -> binnekort al samenzitten en de uitnodiging voor de proffen zo snel mogelijk versturen
Ledenweekendcomité 5 man
Niels, Youri, Madelief, Esther en Robert
Groepen worden zo snel mogelijk gemaakt
Van alles
Cee onofficieel Meter
Gratis TD/Cantus (als dit doorgaat) en komt niet op haar lint te staan -> dan gaat het naar volgend jaar. Ze komt wel in de chat en in de Facebook groep etc. Iedereen was eens.
DIEFKAdesign
- Praesidiumshirts
- Roll up banner
- Sportkleding
Ouwzakkenlidkaart
Moesten we dit doen kunnen we een excel maken met de Ouwzakken in die dit wensen te krijgen en deze dan elk jaar aanvullen.
• Ouwzakkenkaart: speciale lidkaart met korting op TD, cantus, kaas en wijn. Deze kaart bevat een speciaal nummer dat begint met de letter ‘O’ van Ouwzak. Deze kaart blijft voor eeuwig geldig.
• Een gewone lidkaart kunnen ze ook kopen, maar dan aan de helft van de prijs. Op die manier kunnen ze nog steeds stemmen, materiaal kopen, examenbundels krijgen, … -> niet aan gedacht op openingsdag, maar zal ik even rechttrekken
• Ze moeten beide kaarten fysiek komen halen (maakt niet uit welk evenement, maar ze moeten wel even op voorhand zeggen wanneer ze die komen halen, zodat wij deze kunnen meenemen)
DIEFKApedia
Examenbundels online; dit wordt deze week uitgezocht, mensen die lid zijn zullen een code krijgen voor de inlog voor examenbundels.
Vergaderingen
- Met Eva ivm opslag en coronaproof activiteiten
- Met Van Cruchten
- Met de mentoren
DIEFKA wordt een VZW
(vereniging zonder winstoogmerk): verandert voor de meeste niet heel veel enkel vooral boekhouding. Quaestor vooral goed up-to-date zijn. Als lid van de vereniging geen winst uit de vereniging halen. De kassa van de club mag groeien, maar dan blijft het van de club, niet dat de Praeses meer macht heeft over bijvoorbeeld het geld. Vrijstelling van BTW als je een club bent. Kopen en verkopen op de persoon is BTW hoog, is dit op de club dan is er geen BTW.
DIEFKA facebookgroep
Nieuwe groep op Facebook met enkel commilitonen fixen; enkel gedoopten uitnodigen en die groep gebruiken voor grappige foto’s
Oude groep met mega oude banner, dit niet verwijderen maar sluiten! Kijken naar oude foto’s en sluiten voor nieuwe mensen.
Google document voor ronaproof evenementen in de facebookgroep
Komt binnekort in de facebookgroep.
Gebruik van DIEFKA facebook/drive
Gebruik deze enkel waar jij deze voor nodig hebt. Enkel HP accepteert mensen in de facebookgroep. Je antwoord enkel op vragen via facebook die voor jou bestemd zijn. Net hetzelfde met de drive, let er echt op via welk account je aan het werken bent, anders kan ik weer heel de drive opkuisen.
Rondvraag
- DC: Extra schachtenactiviteiten voor de aankomende schachten; gelijkend op smurfenspel van vorig jaar kiesweek (hulpkrachten nodig) mogelijk 1 a 2 activiteiten. Is dit mogelijk en zo ja wanneer?
o Fort IV? Wel ver fietsen, chill om buiten te doen.
o Formulier voor doop invul formulier online?
- Sport: DIEFKA activiteiten en sport evenementen lopen door elkaar, dit is erg vervelend voor de Sporten, maar geen duidelijke oplossing mogelijk.
- Feest: Data bijhouden van de houdbaarheidsdata van de spullen in de DIEFKA opslag > op drive gezet!
- Materiaalmeester: Gezeik over de korting uit de wereld helpen; dit heeft ooit bestaan maar er is geen extra korting voor het materiaal
- V.U.: Site niet veranderd nu nog > moet nog komen
o Lars wil tweede server maken om die site te fixen
o P.R.: Partners willen hun reclame! Snel mogelijk regelen
o Site wordt volgend semester pas afgemaakt want is moeilijk
o Sponsoren beloofd voor op de website dit kan niet > levert conflict op. De website moet
zo snel mogelijk af.
- Foto’s op DIEFKA pagina niet coronaproof
- De nieuwe versie van de groene codex komt meer bericht over eind oktober. Deze moet je nieuw hebben.
Algemene vergaderpunten
Zelfstandigheid: in het begin is het allemaal nog wennen en je weg zoeken, zelfs voor mij (nieuw team, Corona), maar probeer toch te streven naar zelfstandigheid. Eerst zelf even logisch nadenken of een oplossing zoeken, en dan vragen. Jullie kunnen mij altijd bereiken of sturen, maar vaak weet de rest van HP ook hoe en wat dus wees ook zeker niet bang hen te vragen. Je kan ook altijd je voorganger vragen moest er een vraag zijn.
Alle activiteiten zijn verplicht, buiten als je een goede reden hebt en les om half 9 is geen goede reden, maar bv practicum of ziekte wel. Ben je later of kan je niet komen, laat het dan op tijd weten, dan kunnen we daar rekening mee houden. Lezingen zijn niet verplicht, zeker nu we maar met beperkte capaciteit zitten. Je blijft ook nuchter of iig capabel tijdens activiteiten!
Hoerenboek: hebben sommige al ondervonden. Je komt er dus in als je een deadline mist, maar ook als je te laat bent op een activiteit etc. Te laat op vergadering is een bak bier. Hoerenboek wordt beheerd door de vices, maar je kan het wel op elk moment bekijken om te zien wat de reden van streepje is.
Lint: je draagt het over je rechterschouder. Er hangen verantwoordelijkheden aan! Je vertegenwoordigd de club dus doe dit dan ook met gezond verstand. Als je iets verkeerd doet gaan ze waarschijnlijk niet meteen jou als persoon herinneren, maar vooral DIEFKA dus problemen worden vaak naar de club toe geschoven en dat is het laatste wat we willen. Vaak ben je ook een aanspreekpunt van studenten dus gedraag je een beetje. Als je je lint kwijt bent is dat een bak bier voor die persoon, so pls don’t lose it.
Geldzaken: de personen met een DIEFKA bankkaart zijn praeses, quaestor, materiaalmeesters en feesten. Moest je dus iets voor DIEFKA moeten kopen, kan je altijd bij deze personen langs, of betaal je zelf en wordt het daarna terug gestort. Hiervoor moet je dan bij Naomi zijn. Als je dus iets koopt ALTIJD bonnetje bijhouden. Dit is voor de boekhouding. Wel liefst niet de kaart van materiaalmeesters vragen, want dit is een andere rekening. Let hier dus ook op bij betalingen dat je niet overschrijft naar materiaalmeesteraccount of andersom! Als je voor DIEFKA rijdt, houd je kilometerstand dan in oog want kilometers worden ook vergoed bv logboek maken. Doorsturen naar Naomi ook!
Als er iets is, meld dat meteen. We willen er een leuk jaar van maken en elk conflict dat vermeden kan worden, gaan we ook vermijden. Zit je met iets of werkt iemand niet goed mee? Meld het.
Afgelopen activiteiten
Overdracht
Zelf goed verlopen. Fijn dat het ‘officiele’ er nog bij was. We kunnen eventueel het ‘verhaaltjes voor elkaar vertellen’ er in houden als cantussen terug mogen. Moeten wel eerder geregeld zijn. Ook goed dat we ineens fatsoenlijke foto’s konden maken achteraf. We kunnen nu achteraf nog steeds nieuwe foto’s maken als mensen dat wensen.
De tijdvakken hadden wel meer opgevolgd moeten worden, want Bram had hier heel veel tijd in gestoken en nu bleven mensen op de overdracht plek hangen. We moeten blijven denken aan de maatregelen.
Openingsdag
Over het algemeen ging het best goed, maar ikzelf vond de hele sfeer van openingsdag anders dus moeilijk te vergelijken met vorige jaren.
Een karretje had handig geweest voor de dozen te tillen -> navragen bij ASK of zelf fixen.
Jammer dat we weinig bapao verkocht hadden, lag ook een beetje aan het weer natuurlijk, maar ook omdat de betalingen zo traag gingen. Eventueel om zoiets volgend jaar te verbeteren is dat we de rij langs het eten/drinken dat we verkopen laten lopen voordat ze bij de lidkaarten komen. Dat we dus op voorhand een beetje de rij op een bepaalde manier laten lopen.
We hebben altijd een lange rij, dus is het misschien een idee om iets uit te delen aan ze waardoor het gesprek sneller opende en ze ons ook sneller durven aan spreken. Is misschien wel niet zo Ronaproof dus zouden we even moeten navragen of dat mag. Het maakt het wachten wel wat aangenamer en is meteen een goede eerste indruk!
Betalingen was dus een dingetje, maar we denken dat het ligt aan het feit dat zoveel mensen Sumup op hetzelfde moment op dezelfde plaats aan het gebruiken waren en dat er dan iets blokkeerde. We denken er nu wel aan om een 2de te kopen aangezien bijna altijd alles cashfree gaat zijn. Ook nadenken over alternatieven moest Sumup weer niet werken bv payconic, tikkie voor de Nederlanders, QR code voor de Belgen.
Komende activiteiten
Officiele kalender komt zo snel mogelijk online, maar we gaan even zien hoe de 1ste activiteit loopt.
- 30 september: Speeddaten @Vizit
- 6 oktober: Foute café avond @De Buis
o Wie heeft er thuis een pak kaarten liggen?
- 15 oktober: Pre Halloweentocht met Hera en Fabiant
o Wie zijn kot kan een standje vormen (in Wilrijk)
- 19 oktober: cocktailtasting @Vizit
- Week van 26 oktober Italian night @Komida (moet nog bevestigd worden)
- Week van 2 november: praesidiumdrink @De Wapper
- Week van 9 november: proberen beerbowling te fixen
- 18 november: activiteit @Vizit
- 24 november: Kaas en Wijnavond @Vizit
- Week van 1 december: praesidiumdrink @De Wapper
- 7 december: Quiz @Vizit
Comités
Quizcomité 4 man
Floor, Mitchell, Sophie en Eva
Kaas en wijncomité 7 man
Jeanine, Naomi, Bram, Wessel, Femke, Evelien en Olaf -> binnekort al samenzitten en de uitnodiging voor de proffen zo snel mogelijk versturen
Ledenweekendcomité 5 man
Niels, Youri, Madelief, Esther en Robert
Groepen worden zo snel mogelijk gemaakt
Van alles
Cee onofficieel Meter
Gratis TD/Cantus (als dit doorgaat) en komt niet op haar lint te staan -> dan gaat het naar volgend jaar. Ze komt wel in de chat en in de Facebook groep etc. Iedereen was eens.
DIEFKAdesign
- Praesidiumshirts
- Roll up banner
- Sportkleding
Ouwzakkenlidkaart
Moesten we dit doen kunnen we een excel maken met de Ouwzakken in die dit wensen te krijgen en deze dan elk jaar aanvullen.
• Ouwzakkenkaart: speciale lidkaart met korting op TD, cantus, kaas en wijn. Deze kaart bevat een speciaal nummer dat begint met de letter ‘O’ van Ouwzak. Deze kaart blijft voor eeuwig geldig.
• Een gewone lidkaart kunnen ze ook kopen, maar dan aan de helft van de prijs. Op die manier kunnen ze nog steeds stemmen, materiaal kopen, examenbundels krijgen, … -> niet aan gedacht op openingsdag, maar zal ik even rechttrekken
• Ze moeten beide kaarten fysiek komen halen (maakt niet uit welk evenement, maar ze moeten wel even op voorhand zeggen wanneer ze die komen halen, zodat wij deze kunnen meenemen)
DIEFKApedia
Examenbundels online; dit wordt deze week uitgezocht, mensen die lid zijn zullen een code krijgen voor de inlog voor examenbundels.
Vergaderingen
- Met Eva ivm opslag en coronaproof activiteiten
- Met Van Cruchten
- Met de mentoren
DIEFKA wordt een VZW
(vereniging zonder winstoogmerk): verandert voor de meeste niet heel veel enkel vooral boekhouding. Quaestor vooral goed up-to-date zijn. Als lid van de vereniging geen winst uit de vereniging halen. De kassa van de club mag groeien, maar dan blijft het van de club, niet dat de Praeses meer macht heeft over bijvoorbeeld het geld. Vrijstelling van BTW als je een club bent. Kopen en verkopen op de persoon is BTW hoog, is dit op de club dan is er geen BTW.
DIEFKA facebookgroep
Nieuwe groep op Facebook met enkel commilitonen fixen; enkel gedoopten uitnodigen en die groep gebruiken voor grappige foto’s
Oude groep met mega oude banner, dit niet verwijderen maar sluiten! Kijken naar oude foto’s en sluiten voor nieuwe mensen.
Google document voor ronaproof evenementen in de facebookgroep
Komt binnekort in de facebookgroep.
Gebruik van DIEFKA facebook/drive
Gebruik deze enkel waar jij deze voor nodig hebt. Enkel HP accepteert mensen in de facebookgroep. Je antwoord enkel op vragen via facebook die voor jou bestemd zijn. Net hetzelfde met de drive, let er echt op via welk account je aan het werken bent, anders kan ik weer heel de drive opkuisen.
Rondvraag
- DC: Extra schachtenactiviteiten voor de aankomende schachten; gelijkend op smurfenspel van vorig jaar kiesweek (hulpkrachten nodig) mogelijk 1 a 2 activiteiten. Is dit mogelijk en zo ja wanneer?
o Fort IV? Wel ver fietsen, chill om buiten te doen.
o Formulier voor doop invul formulier online?
- Sport: DIEFKA activiteiten en sport evenementen lopen door elkaar, dit is erg vervelend voor de Sporten, maar geen duidelijke oplossing mogelijk.
- Feest: Data bijhouden van de houdbaarheidsdata van de spullen in de DIEFKA opslag > op drive gezet!
- Materiaalmeester: Gezeik over de korting uit de wereld helpen; dit heeft ooit bestaan maar er is geen extra korting voor het materiaal
- V.U.: Site niet veranderd nu nog > moet nog komen
o Lars wil tweede server maken om die site te fixen
o P.R.: Partners willen hun reclame! Snel mogelijk regelen
o Site wordt volgend semester pas afgemaakt want is moeilijk
o Sponsoren beloofd voor op de website dit kan niet > levert conflict op. De website moet
zo snel mogelijk af.
- Foto’s op DIEFKA pagina niet coronaproof
- De nieuwe versie van de groene codex komt meer bericht over eind oktober. Deze moet je nieuw hebben.