Vergadering 5-7-2023

[MaartenvWijngaarden]

Praesidiumvergadering 5/7
Aanwezig: Maarten, Liam, Madelief, Camille, Wessel, Emma, Eline, Britt, Caroline, Hanne, Tim Bouwhuis, Kimberley, Kylie, Jasmijn, Naomi, Timo, Kyra, Sterre, Thijs
Afwezig: Tim Witkamp
Te laat: Maarten, Sterre

Algemene dingetjes
Aanwezigheid: Je bent op elke DIEFKA-activiteit aanwezig vanaf de opbouw t/m de afbouw. Enkel met een echt geldige reden is afwezigheid geoorloofd, deze reden laat je altijd weten aan een van de vices. De aanwezigheden voor DIEFKA-activiteiten worden afgenomen via het DIEFKA praesidiumforum. Enkel als je vóór 10:00 practicum hebt de dag erna is het toegestaan om eerder weg te gaan (TD: 01:00 uur en cantus: einde 2e tempus), je mag langer blijven maar dan word je ook geacht om tot het einde te blijven en mee te helpen met opruimen. Te laat op vergadering = bak Jupiler.

Capabel zijn: Naast verplichte aanwezigheid is het ook de bedoeling dat je op elke DIEFKA-activiteit capabel genoeg bent. Alcohol drinken mag maar zorg dat je aan het eind nog in staat bent om op te ruimen. Schat dit voor jezelf in. Merken we dat je te vaak de grens over gaat, dan word je voor de volgende activiteit(en) verplicht op water gezet.

Wat te doen met mensjes die uit het praesidium zijn gegaan: Er is sinds jaar en dag al een idee om mensen die weggaan uit het DIEFKA praesidium te eren o.i.d. Wat zijn jullie ideeën daarover? Afscheidspost op Instagram en/of Facebook bv.

Hoerenboek: wanneer je een deadline mist of te laat bent op activiteit, kom je in het hoerenboek terecht. Dit is een overzichtje wat per semester door de vices wordt bijgehouden en terug te vinden zal zijn op de algemene drive waardoor je ten alle tijden kan zien hoe het ervoor staat. Van de opbrengsten uit het hoerenboek gaan we uiteindelijk aan het einde van het jaar iets leuks doen met zijn allen.
1e keer: €1
2e keer: €1 erbij
3e keer: €1 erbij + extra shift
4e keer: €1 erbij + extra shift
5e keer: €1 erbij + extra shift
6e keer: €1 erbij + extra shift
7e keer: €1 erbij + extra shift
8e keer: pls kom niet 8 keer te laat

Draaiboeken gebruiken/zelfstandigheid: de meeste van jullie hebben via jullie voorgangers het draaiboek wel gekregen of al eens bekeken. Deze bestaan er zowel voor activiteiten die we organiseren als per functie. Maak hier dus ook zeker goed gebruik van en probeer bij eventuele vragen of onduidelijkheden het draaiboek te raadplegen. Als je een vraag hebt, gebruik je voorgangers maar uiteraard mag je uiteraard altijd naar ons (HP) toe komen voor hulp. We verwachten ook een zekere zelfstandigheid en een stukje initiatief vanuit julliezelf.

Communicatie: jullie hebben per functie een groepje met het HP waarin jullie al je vragen kunnen stellen. Daarnaast bestaat er de algemene praesidiumchat, gebruik deze voor echt belangrijke/noodzakelijke dingen en vragen om spam te voorkomen. Voor spam (lees: rare stickers, mogelijke schaamfundums en andere content) graag de daarvoor bestemde DIEFKAnusdestroyer 3000 gebruiken.
Vanuit HP zullen we proberen om de zoveel tijd updates te geven hoe het ervoor staat met bepaalde evenementen. Hierdoor weten jullie ook beter wat de gang van zaken is.

Zit je ergens mee, zowel persoonlijk als binnen je functie, en wil je erover praten? Laat het ons zeker op tijd weten zodat we op tijd kunnen ingrijpen en helpen waar nodig om zo eventuele conflictjes te voorkomen.

Geld: Geldzaken worden altijd in overleg met de Quaestor geregeld. Koop je iets voor DIEFKA, bewaar dan ALTIJD het bonnetje (geen pinbon anders boze Quaestor) en zorg dat hier alleen op staat wat je voor DIEFKA koopt. Maak ook altijd een foto van de bon. Er komen ook DIEFKA KBC betaalpassen waarmee dingen aangekocht kunnen worden (Feestjes, Quaestor, Vice, Praeses). Ook als je hiermee iets koopt altijd bonnetje bewaren.
Maak je kilometers voor DIEFKA, hou dan bij hoeveel kilometers en waarvoor je hebt gereden en declareer met een speciaal daarvoor bestemd formulier, deze stuur je door naar de Quaestor mail.

DIEFKA socials: We hebben als DIEFKA Instagram, Facebook en LinkedIN, eigenlijk alleen belangrijk voor de V.U., Hoofdmentor, Materiaal en Sport en het HP. Als persoon met toegang tot de socials laat je altijd alles wat je plaatst of op iemand antwoordt door het HP checken. Als 3 van de 4 hebben gereageerd is het in orde.
Naast socials heeft iedere functie een apart e-mailadres. Probeer dit mailadres goed in de gaten te houden.

Schaamfundums: dat je een dik lint hebt, betekent dat je een schaamfundum kan krijgen. De regels hiervoor heeft Lars allemaal op het forum gezet.

Lint: het lint wordt vanaf dat je overgedragen bent over de rechterschouder gedragen. Met een lint komt verantwoordelijkheid, je wordt rechtstreeks gelinkt aan de club waarvan je het lint draagt. Misdragingen komen dus niet meer op jouw naam maar worden direct op DIEFKA betrokken, let hier dus op want je schaadt niet alleen jezelf maar tegelijkertijd de hele club.
Raak je je lint kwijt, is het een bak bier voor de steler. Praeseslint is een vat!! Vlag en schild stelen mag, maar komt ook met regels! Zijn beide ook 1 vat waard.
Nieuwe linten kosten €50 en bijdrukken van lint is €10.

Forum: hierop worden de aanwezigheden voor activiteiten op gepeild door de vices en worden vergaderingsverslagen (dus ook deze) gepost zodat je dit ten alle tijden kan nakijken. Deadlines voor reageren op forumposts worden ook telkens in de praesidiumchat gestuurd met daarbij duidelijk vermeld wanneer de deadline is. Het forum wordt ook op de app geplaatst. LET OP: reageer op de post van het juiste jaar. Een nieuwe post staat bovenaan. Mis je de deadline, is t ook hier hoerenboek voor.

Aankomende activiteiten
Overdrachtscantus: 23 september. Ik heb hier slapeloze nachten van. Gaan proberen een praesidiumbonding van tevoren te doen, hier gaan we ook foto’s maken voor op de website en een introductiefilmpje voor openingsdag.

Openingsdag (25/9): We gaan zoals ieder jaar weer eten en drinken verkopen en lidkaarten.
P.R.-team stelt goodiebags samen. Openingsdag wordt geleid door de vices.

Academische opening & Studay (28/9): eerst luisteren, daarna gratis drank. Gedraag je wel, er mag niet gespouwd worden. Als je moet spouwen, ga naar het toilet en zorg dat de deur goed dicht zit.

Bier & Bitterballen: gaan proberen dit weer op poten te zetten als leuke kennismakingsactiviteit voor de eerstejaars (en ouderejaars om elkaar weer te zien na de zomer)

ALV: algemene ledenvergadering. Officiële overdracht van het bestuur en presenteren van de financiën van afgelopen jaar. Hier hangen heel veel officiële deadlines aan vast. Datum volgt z.s.m.

Comités
Praesidiumweekend: Bondingactiviteit (7 extra mensen nodig)
Maarten, Camille
Tim Bouwhuis, Thijs, Tim Witkamp, Fiona, Naomi, Kimberley, Sterre

Kaas & wijn: Versieringen regelen, aanvragen, kaas en wijn regelen, presentaties, fotograaf, brood, boodschappen doen.
Liam, Madelief, Maarten
Emma, Kylie, Jasmijn, Kyra, Kimberley.

Ledenweekend: Boodschappenlijst, locatie en datum vastleggen, organiseren activiteiten, hier is een draaiboek voor. (7 extra mensen nodig)
Liam, Madelief, Camille
Sterre, Eline, Tim Bouwhuis, Naomi, Fiona, Timo, Tim Witkamp

Kerstactiviteit (Quiz): Laatste activiteit van het jaar. We doen al een aantal jaar een quiz. Inkomprijs voor quiz is niet al te hoog, dus rekening houden met zaalverhuur. HP kan ook meedoen met de quiz, dus de vragen houd je voor jezelf. (4 extra mensen nodig)
Maarten, Liam
Thijs, Britt, Hanne, Caroline

Varia
To do per functie
Vices: openingsdag
Quaestor:
Cantor: liedjes studeren voor Overdracht
DC: begin met voorbereiden van doopperiode. Thema, doel, mensen werven, etc.
We hebben dit jaar veel schachten verloren na verkoop,
Biomedica veel minder, even navragen wat zij anders doen en kijken hoe wij meer schachten kunnen behouden.
Britt: ergens in aankomende 2 weken samen zitten over Verkoop kwestie en aanvragen activiteiten
Materiaalmeesters: zorg dat de shop op tijd online komt en houd. Prijs bij cursusdienst nu soms goedkoper. Er moet gekeken worden of we het goedkoper kunnen krijgen en kijken of het überhaupt nog wel zin heeft op bepaalde producten aan te bieden.
Hoofdmentor: groep aanmaken met Mentoren. Indeling van de functie is ook nieuw voor ons, we zullen dus een beetje moeten kijken hoe we het gaan indelen.
Feestjes: zorg dat de opslag tegen Openingsdag zeker weer op orde is. 🡪 Is in orde.
P.R.: partners mailen en geld binnenhengelen.
Sport: zoek de sportjes van Fabiant voor ASL. Mensen werven voor Interfacs.
V.U.: nieuw design lidkaarten Openingsdag. De website moeten nieuwe foto’s op. Op dit moment is de website offline.
Scriptor: eerste Paardepoep is pas in september. Probeer een concreet plan van aanpak te maken voor het jaarboek, bij Gent vragen hoe zij het aanpakken.

Rondvraag
P.R., V.U., Mentor, feest groepsapp: mag maar zonder HP, zorg dat concepten goedgekeurd worden door HP.

Updates over activiteiten komen bijna altijd op de dag zelf.

Vóór de verkoop moet er iets op de achterkant van je doopfrak staan.

Youri komt in aanmerking voor een ere-functie, maar er is besloten dat hij deze niet krijgt, om de uitzonderlijkheid van de erefuncties te behouden.