Aanwezig: britt, brenda, femke, sterre, elke, eva, wessel, charlotte, bram, floor, sophie, madelief, naomi, youri, jeanine, mark, maarten, elona
Afwezig: elias, michelle, aline
Te laat: elona
Tentoverleg updates
Code oranje: 200 man, CST.
Voorlopig blijven we in code oranje (we zijn net geswitcht), vanaf code geel zouden we op maximale tentcapaciteit mogen draaien, net iets meer dan 300 man dus dat komt in de buurt van KP volumes. Einduur is altijd om 3. Sleutel wordt opgehaald bij het STIP en betaald, maar hierover komt een volledig stappenplan, dit zal ik ook met jullie delen.
De tent blijft zeker dit academiejaar staan. Voor volgend academiejaar worden wat opties overwogen, maar ze zijn er mee bezig. Mogelijk komt er een semipermanente oplossing die wat meer steady is dan een tent voor volgend jaar.
Op lange termijn komt er een nieuwbouw op de locatie van huidig biokot/konijnenkot. Voor dit staat zullen de meeste van ons al in Gent zitten, maar leuk dat ze er mee bezig zijn.
Feestweek gaat nog in de tent door kunnen gaan.
We gaan met een systeem werken met wisselbekers, maar als je ze inlevert krijg je geen geld terug maar jetons.
To Do per functie
Vorig jaar hadden we dit systeem in de drive, komt dit jaar in een Trello. Gemakkelijk overzicht voor iedereen om te zien wat iedereen doet, gedaan heeft en wat er moet gebeuren. De Trello wordt initieel gemaakt door HP en wordt met jullie gedeeld, je kan hier zelf dingen in zetten die je nog moet doen, zo kan de rest dat ook zien. Als iemand van HP iets in de Trello van jouw functie zet, dan wordt dit altijd vermeld. Zo staan er niet plots nieuwe dingen waarvan jij geen weet hebt in jouw to do.
Examenvragen
Als je nog examenvragen of tips per vak hebt van afgelopen periode: geef deze alsjeblieft door aan de mentoren, zij kunnen DIEFKApedia dan verbeteren met de nieuwe content. Ook feedback, ideeën etc zijn altijd welkom bij de mentoren om DIEFKApedia zo goed mogelijk te maken.
Aan Mentoren: hebben jullie al ideeën voor verdere flashcards en/of uitbreidingen?
Aan Praesidium: de flashcardfunctie is al in DIEFKApedia, vullen is nu de zaak. Ik heb zelf flashcards die online mogen van enkele vakken, deze stuur ik allemaal in de mentorgroep.
Britt eerste jaars vakken uitwerken voor de flashcards, maar nog even kijken waar ze exact flashcards van maken. Brenda van 2e jaars en sophie 3e jaars. Organisch chemie afwachten en parasito ook, want het is afwachten hoe het vak eruit gaan zien
Sommige vragen staan er dubbel in dus dat even aanpassen. Bij immuno staan vragen van micro en andersom. En nog aantal spelfouten. Bram stuurt linkje door van zijn flashcards.
Britt: wat kan je er wel opzetten en wat niet? Niet de hele uitleg, maar kort en bondig zoals bv aandoening en in paar bulle points als uitleg. Maar niet te veel uitleggen want dan werk je een examenvraag uit. Foto vragen kan wel. Biochemie en organisch kan sowieso.
Wessel: DIEFKA drive gelekt. Voor het gevolg niet zomaar iets sturen als antwoord op zulke mensen en hun opmerkingen. Eerst overleggen. Hou je uit de discussie
Activiteiten voor de student diergeneeskunde
Er is nu een groep aangemaakt met zowel de mentoren als de PR’s om de krachten te bundelen om lezingen, workshops of andere activiteiten te organiseren. Ik wil dit semester graag 3 lezingen, en dat is zeker haalbaar voor jullie 5. Zijn er al updates?
Brenda: Herb opnieuw maar willen jullie hetzelfde als vorige keer?
Er mogen nu 40 mensen naar lezingen komen van herb
Sterre: Nog een herb lezing dat je dan een voorrangslijst maakt voor de mensen die vorige keer niet konden komen omdat het zo snel vol zat
Bram: dit semester een andere herb lezing
Femke: 2 verschillende data in dezelfde week, dezelfde lezing, maar dan kunnen dus meer mensen
De andere 3 gaan via de sponsoren maar de vraag is of je er goeie lezingen uit kan halen. Goed van te voren vragen wat ze te bieden hebben qua lezing
Anicura is gemaild, maar heeft nog niet geantwoord
Edgard and cooper reageren ook niet, lezing over plantaardige voedingen. Je moet ze vaak bellen, omdat ze niet reageren op mail.
Floor en wessel zijn bezig met kalender, dus geef meteen aan hun door als je een datum hebt voor een lezing.
VUAS
Maarten gaat ook de VUAS bijhouden dit moet ivm buurtbewoners CDE, hierop zien zij welke evenementen er wanneer zijn. Femke helpt hem hierbij want deed dit voorheen.
Er is een bewaker bij elke tentactiviteit voor conflict tussen buurtbewoners en ons.
Doopondersteuning
Oktober is een bijzonder heftige maand, het HP is dan bezig om zich aan te passen aan de nieuwe rol en dit is zeker niet gemakkelijk, net als dat het organiseren van een doopmaand zeker niet gemakkelijk en zelfs bijzonder intensief te noemen is. Het leek ons een goed plan om een systeem te implementeren waarbij er een vast team van DC-ondersteuning wordt aangesteld. Deze mensen kunnen dan bij de belangrijkste vergaderingen van het DC zijn, ondersteunende taken uitvoeren en met leuke ideeën komen om de kracht van onze doop hoog te houden door de doopmaand heen.
VDK heeft een gelijkaardig systeem, de zwarte banden. Moest er iemand een originele leuke naam weten, is dat meer dan welkom. Doopinees
Je hoeft hiervoor niet per se in het praesidium te zitten. Het komt dus ook niet op je lint te staan. Het is ook voor de veiligheid, je hebt extra ogen om beter op te letten
Toegang tot de drive
Momenteel is het zo dat iedereen altijd toegang heeft tot alles en dat heeft zijn voordelen, maar we weten allemaal wat voor gedoe het is om mensen op de drive te krijgen, maar ook zeker om ze er weer af te krijgen na hun praesidiumjaar. Daarom lijkt het ons verstandig om de toegang tot de volledige drive te beperken tot het HP, die toegang verleent aan alle praesidiumleden voor mappen die voor hen relevant zijn. Na je praesidiumjaar wordt zo de toegang veel gemakkelijker ontzegd, en kunnen ouwzakken bijvoorbeeld niet bij quizvragen.
De DIEFKA drive delen met DIEFKA mailadressen ipv iedereen met hetzelfde DIEFKA standaard mailadres inloggen.
Iedereen wel alles bekijken maar niet iedereen kan alles bewerken. HP geeft de desbetreffende personen wel toegang om te bewerken.
Eva: een aparte map maken voor HP en de rest van de drive exact hetzelfde houden. Dan kunnen quaestor zaken ook in de drive.
Draaiboeken
Van welke functies zijn er nog geen draaiboeken?
Als er nog geen draaiboek is van jouw functie, maak deze dan of begin er toch aan. Zo heeft jouw opvolger direct al wat houvast en hoef jij het handje van je opvolger niet met alles vast te houden. Dit scheelt voor jullie beide een hoop in tijd en in het niveau van vertrouwen waarmee jouw opvolger in zijn of haar functie staat.
Draaiboeken:
-mentor heeft alleen papieren versie
-draaiboek voor grote activiteiten maken
-feest twijfelt of ze die hebben
- in praesesdraaiboek staan ook al veel activiteiten al beschreven
- vice heeft ook nog geen draaiboek
- als jouw functie geen draaiboek heeft, maak er dan aub eentje
Sophie: In feestweek moet je je opvolger een beetje opleiden
Femke: plaats draaiboeken in de drive
Speculaasverkoop
Als de laatste betalingen (eindelijk) binnen zijn, kan het bedrag bekend gemaakt worden aan ACE/SHIN.
Boekenverkoop 2e semester
In alle drukte is dit langs ons heen gegaan, wat jammer is. Volgend jaar heeft dit wel zeker meerwaarde, gelieve hier ook aan mee te denken zodat het niet nog eens vergeten wordt.
Brenda: alleen embryo en fysio zijn voor het 2e semester, dat is niet de moeite waard. In het eerste semester worden ook veel boeken voor het tweede semester verkocht.
Al veel eerder de boekenverkoop aantonen. Kijken of het net voor het schooljaar moet of ook aan het eind van het schooljaar, want veel mensen regelen het van te voren al zelf tweedehands.
Volgende keer wel overleggen met HP
Wijzigingen in de kalender
Er zijn een paar aanpassingen gebeurd in de kalender. Deze zijn ook gebeurd op het forum, jullie vinden daar altijd de meest recente kalender terug.
Kaas en wijn is verplaatst naar 21 april. De meteractiviteit is bijgevolg verplaatst naar 5 mei. Het bierpongtournooi zal waarschijnlijk worden verplaatst naar de kiesweek.
We fucked up.
Er is een flink fout gemaakt in de prijsbepaling van de materiaalverkoop dit jaar door alle betrokken partijen waardoor alle prijzen van materiaal bepaald zijn op kostprijs exclusief BTW. Totale schade bedraagt €3869,30. Thank god dat we het bij de stethoscopen en bijbehorende hoezen wel goed hebben gedaan, anders kwam er nog €966,50 bij.
Het is belangrijk dat iedereen hiervan op de hoogte is zodat zulke fouten niet nog eens gebeuren volgend jaar. We gaan het resterende academiejaar ook echt wat voorzichtiger moeten zijn met onze uitgaven zoals jullie snappen, want dit is verdomd lastig te compenseren.
Eerder het contract erbij pakken, dit moet in het draaiboek komen te staan voor volgend jaar zodat het niet nog een keer gebeurd.
Wessel: krijgen we geld van de uni omdat we duurdere locaties moesten betalen? We hebben alleen betaalbewijsjes omdat het zwart ging, maar we kunnen het proberen
Cheer 2022 bij Go-Kart race
Ik heb vernomen dat onze dancemasters Aline en Naomi het voortouw gaan nemen in de cheer van dit jaar. We hebben nog wel een thema nodig, en staan open voor suggesties. Tijdmachine en Dreamworks zijn de eerste suggesties.
Groep schachten maken de kart. Mensen gaan paar rondjes daarop fietsen. Het is 31 maart. Zoveel mogelijk rondjes maken, meeste rondjes wint. Ook een prijs voor de mooiste kart, sfeerprijs en prijs voor beste cheer.
Thema wordt ook doorgevoerd in het ontwerpen van de Go-Kart (skelter voor de Nederlanders), het fietsteam lijkt me handig om onder de vleugels van team sport neer te knallen @ Sport oke?
In de pauze oefenen voor de cheer
Thema ideeen?
Youri: dreamworks
Wessel: gevangenis en politie
tijdmachine
Poll in facebookgroep
Er komt ook nog een poll over of je wil meedoen aan de cheer of go kart
22-23
Laat je hoofd er al eens over gaan waar je jezelf volgend jaar zou zien.
Aankomende evenementen
Caféavond 24-02
Voor ons een bijzonder lekker makkelijk inkomertje, maar het lijkt me wel een idee om hier een praesidiumvoorstelling te houden. Kort babbeltje aan de schachtjes wat je functie nu juist inhoudt, om ze alvast warm te draaien voor een praesidiumjaar volgend jaar.
@ DC: Laten jullie de schachten komen om 19:30? Een half uurtje zal voldoende zijn.
@ Huidig praesidium: luister zeker ook naar de rest. Het meeste zal je wel weten, maar het kan leuk zijn om je te oriënteren op iets wat je eerder nog niet overwoog.
Ledenweekend 4-6 maart
Jammerlijke planning van ASK om KR feestje de dag ervoor neer te planten, maar we gaan het ermee moeten doen. Voorbereidingen draaien op volle toeren en het gaat echt een heel leuke editie worden. Preview van de planning: vrijdagavondspel, hotter than my daughter TD, zaterdagmiddagspel, wisselcantus, Eerste letter van je naam TD, aqualibi.
CarnavalTD 7 maart
Eindelijk een TD op een wat chillere locatie. Reminder om als er evenementen online komen, altijd relevante vriendjes uit te nodigen.
Galabal 18 maart
Voorbereidingen gaan hard. Posters en bandjes zijn besteld, inschrijflink staat online. Allemaal komen voor veel blij.
Sterre: geen receptie, dan wellicht shifts?
Lars: wij deden altijd shifts van 20 min tijdens receptie
Femke: het ziet er naar uit dat de shifts per persoon ipv per praesidium worden verdeeld, dus wij moeten als praesidium meer shifts draaien, aangezien we een groter praesidium hebben.
VDK-DSK-DIEFKA 24 maart
VDK en DIEFKA doen elk jaar een bonding, dit jaar is het aan VDK om iets te organiseren. Dit is in de vorm van een voetbalmatch, gevolgd door BBQ en cantus. Dit gaat ook samen met DSK zijn. Of DSK hiervan al op de hoogte is is mij een raadsel, maar het zal ongetwijfeld leuk worden.
@ Sportjes: is er nog over gepraat met VDK over het meevoetballen? Of gaan wij het supportersteam zijn?
Elias: VDK reageert niet
Lustrum TD 28 maart
Volgende week gaan we kroelen en stoeien met Fabiant om te zien wat er haalbaar is, rekening houdend met ons verlies qua materiaal en het sowieso financieel zware jaar.
Floor: je kunt niet bezuinigen op lustrum TD
Bram: het ligt vooral in de handen van Fabiant, zij zijn veel inkomsten kwijt
Vrienden- en familiecantus 2 april
Fucking Herman strikes again. Blijkbaar is de tent momenteel enkel toegankelijk voor studenten. Gaat dus nog even zien worden hoe we dit kunnen laten doorgaan. Updates volgen.
Iedereen een daglidkaart geven? Ingenium gaat dit proberen dus we kijken hoe het bij hun gaat
Femke: telt alleen ua student of gewoon ergens student zijn?
Rondvraag
Is ook een moment om feedback te geven aan de rest van het praesidium over hoe er met jouw functie wordt omgegaan!
@ Feest: Makropas update?
Charlotte: er is contact gezocht, maar kan hem nergens vinden. Ik ga vragen of ze een nieuwe opsturen.
@ Floor: Al begonnnen aan mokken, pinnetjes, patches?
Floor: dat ga ik dit weekend doen
@ P.R.: nog bedrijven benaderd? Hoe is het met materiaalbedrijven?
Charlotte: ik wacht nog op antwoorden, en morgen ga ik contact met ze zoeken
Madelief: demanco? Hebben nog geen antwoorden gehad.
@ Mentoren: afbeeldingen van flashcards gecheckt op copyright? Anders hebben we een problemski
Brenda: overlegt met lars, overlegt hoe je het beste kan doen. Het is een afgesloten site dus je kan er niet echt bij. Biochemie zit copyright op. Je moet ze zelf tekenen, maar dat is wel veel werk dus dat moet ongeveer in de zomervakantie doen.
Lars: etnografie is heel lastig te vinden zonder copyright, de foto’s zijn van prof die met pensioen is. Je moet inschatten hoe groot je het risico vindt.
Eva: er staan andere afbeeldingen op diefkapedia dan die van die prof die met pensioen is.
@ DC: de feedback moet nog steeds gebeuren, we did the forgetti.
Elke: kerstquiz, cafe avond en recepten moeten op een hele korte tijd geschreven worden. Kerstquiz voor de mensen die het hebben georganiseerd. de teksten moeten in een hele korte tijd geschreven worden, zaterdag af zijn
Michele: wat gaan we doen tegen de haat tegen DIEFKA door studenten?
Bram: met van cruchten in gesprek gaan van wat wel en niet op diefkapedia mag. Ook melding maken van wat er gebeurd is.
Floor: in het beginpraatje duidelijk vertellen waar we voor staan als vriendengroep
Bram: dat hebben ik en michele gedaan, maar heeft blijkbaar niet geholpen
Eva: het ligt niet per se aan ons, maar de nederlanders die zeiken op studentenclubs. Ze zien ons dit jaar niet echt op activiteiten, dus weten niet hoeveel moeite we erin steken
Wessel: we moeten vertellen wat studenten aan ons hebben, ook midden in het jaar. We kunnen een formulier in de groep sturen als er weer zo’n drama is, dan zien mensen wel dat we ons best doen.
We moeten eigenlijk feedback ook krijgen van mensen buiten het praesidium zoals schachten en leden.
Naomi: studie gerelateerde zaken kan je wel als formulier sturen in de jaargroep
Youri: niet anoniem doen dan krijg je allemaal zooi binnen
Lars: wel anoniem doen anders krijg je minder binnen
Wessel: we kunnen beter een combi doen, dat ze kunnen kiezen hun naam te noteren zodat we in gesprek kunnen gaan.
Eva: een FAQ maken op de site
Sophie: mensen die wel blij zijn met ons zullen het niet zo uitspreken
Lars: het beste is negeren van de haat. Het is van alle tijden
Naomi: we kunnen er met zn alle over praten als je er mee zit
Eva: ga er niet onderling over hebben, zeker niet in het openbaar want ze kunnen net zo goed achter je zitten in de les. De proffen die geen fan zijn van DIEFKA uitnodigen voor bv kaas en wijn, totdat ze een keer komen.
Wessel: een lid wil dat wij een mini stay at home cup doen en iets met een frituurpan voor een goeddoel. We kunnen misschien wel gewoon een berichtje posten
Bram: ik sta er wel voor open maar ik wil eerst weten wat haar doel is
Sophie: je moet oppassen met wat je deelt qua promotie berichten, het is niet helemaal de bedoeling.
Wessel: lucas ziet mentor wel zitten, maar niet per se in het praesidium. Kunnen we niet een groep maken zoals het doopteam, maar dan een mentorteam
Eva: we zeiden aan het begin jaar al dat het een idee was en dat we er komend jaar naar gaan kijken. Je houdt dan praesidiumplekken over. Ook sta je dan dichterbij de studenten dan per se bij praesidium. Je hebt dan 1 mentor van het praesidium zelf.
Eva: blackboard staat nogsteeds op micheles naam. Dat gaat waarschijnlijk wel even duren dus liever nu al aan beginnen
Eva: checken of er declaraties goed zijn gegaan
Madelief: KVC
Eva: donderdag gaat hij door. Iedereen wordt eruit gegooid die er niet hoort te zijn. Tim staat ook nog als hoofdverantwoordelijke voor summit
Naomi: voordrink met praesidium houden
Naomi en wessel: als we een rustige week hebben een bonding activiteit houden met praesidium en schachten
Mark: wanneer komt er info over wat je mee moet nemen voor ledenweekend? Week voor vertrek.